Verantwoordelijke Logistiek en Administratie Labo Vilvoorde (m/v/x)

Ben jij een organisatorisch talent dat administratief sterk is en houdt van aanpakken? 

Dan ben jij misschien wel diegene die we zoeken voor ons laboratorium in Vilvoorde.

In je rol Verantwoordelijke logistiek en administratie ben je onmisbaar voor het laboratorium: samen met je team zorg jij er immers voor dat de stalen tijdig worden opgehaald, correct worden ingeboekt en naar de juiste analyseafdeling gaan en dat deze afdelingen beschikken over de nodige reagentia en hulpmiddelen. Ook het verdelen van het materiaal voor staalafname aan de mobiele teams van de douane valt onder jouw verantwoordelijkheid. 

Al deze taken gebeuren in het kader van de ISO 17025 accreditatie van het laboratorium waarbij een 100% traceerbaarheid moet gegarandeerd worden.

Met grote autonomie en met de nodige ondersteuning van jouw collega’s, kan jij je uitleven om al deze processen op punt te stellen en verder vorm te geven.

• Je zal de logistieke processen van het laboratorium aansturen, zoals bijvoorbeeld routes en chauffeurs inplannen voor de ophaling van stalen voor het laboratorium, de stock beheren van alle reagentia, hulpmiddelen en materiaal voor staalname, toezien op het tijdig inboeken van de stalen...
• Je zal verantwoordelijk zijn voor efficiënte aankopen van laboratoriumchemicaliën en -hulpmiddelen (heel het proces vanaf het opvragen van offertes over het controleren van de leveringen tot het goedkeuren van de facturen). Hierbij hoort uiteraard nauwgezet budgetbeheer.
• Je zal controle uitvoeren op de veiligheidsvoorzieningen van het laboratorium. Je zal meewerken aan het onderhouden en verder ontwikkelen van ons kwaliteitsbeheersysteem (ISO17025).

Bij de uitoefening van deze functie kom je mogelijk in contact met publiek. 

Heb je vragen over de jobinhoud? 

Christoff Van Moorleghem - Diensthoofd Laboratorium van de Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen 
FOD Financiën
Tel.: 0470 78 65 03 
E-mail: christoff.vanmoorleghem@minfin.fed.be

Meer info over de selectieprocedure?
Call Center Wervingen 
FOD Financiën 
Tel.: 0257/257.71 
E-mail: infojobs@minfin.fed.be  

Er is 1 vacante plaats als Verantwoordelijke Logistiek en Administratie bij het Laboratorium van de Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen (AAD&A) van de FOD Financiën  (Gustaaf Levisstraat 10, 1800 Vilvoorde).

De Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen heeft één laboratorium in Vilvoorde. Ze voeren er analyses uit die bepalend zijn voor de heffing van invoerrechten en accijnzen. Zo bepalen ze mee de correcte inning van taksen. Daarnaast onderzoekt men er ook  gevallen van illegale goederen zoals drugs en precursoren, namaakproducten, enz. wat zowel de veiligheid van de burgers als de reguliere handel ten goede komt. 

 Het team waarin de vacature valt ondersteunt de kernprocessen van het laboratorium door:

• een correct servicemanagement (ophalen van stalen en verdelen van het materiaal voor staalname bij de mobiele teams van de AAD&A)
• het tijdig inboeken van alle stalen en juiste dispatch naar de analyseafdelingen
• het efficiënt aankopen van laboratoriumchemicaliën en nauwgezet beheer van de budgetten
• het garanderen van een goede werking van de veiligheidsvoorzieningen
• het opvolgen van de administratieve processen binnen het ISO 17025 kwaliteitsbeheer

Klik hier om een 360° foto van het laboratorium te bekijken.

De Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen waakt erover dat de internationale handelsstromen zowel voor burgers al voor bedrijven blijven voldoen aan de nodige vereisten op het vlak van veiligheid en economische afspraken. 

De FOD Financiën staat in voor de correcte en rechtvaardige inning van belastingen, accijnzen en andere taksen in België. Daarbovenop zorgt hij ervoor dat al dat geld op de juiste plaatsen terechtkomt. Daardoor kan iedereen in ons land genieten van goede infrastructuur, sociale voorzieningen en zo veel meer. Zo werken de meer dan 20.000 medewerkers van de FOD Financiën elke dag niet alleen aan hun persoonlijk welzijn, maar aan dat van heel de samenleving. 

Maar de FOD Financiën is zoveel meer dan belastingen. Het is: 
 

• de grootste overheidsdienst en een van de grootste werkgevers van het land;
• een organisatie met ontelbaar veel functies en competenties in allerlei vakgebieden;
• zijn vier kernwaarden: gedreven, correct, integer en dienstbaar;
• een vat vol carrièremogelijkheden: promoties, bevorderingen, interne mobiliteit …;
• een werkgever die je de mogelijkheid geeft voortdurend je kennis en competenties te ontwikkelen met generieke en technische opleidingen.

Gedragsgerichte competenties

• Informatie Analyseren: Je analyseert gegevens gericht en beoordeelt informatie kritisch.
• Problemen Oplossen: Je gaat zelfstandig om met en lost problemen op, zoekt alternatieven en voert de oplossing uit.
• Servicegericht Handelen: Je begeleidt interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier, levert hen een persoonlijke dienstverlening en onderhoudt constructieve contacten.
• Betrouwbaarheid Tonen: Je handelt integer, in overeenstemming met de verwachtingen van de organisatie, respecteert vertrouwelijkheid, komt verbintenissen na en vermijdt elke vorm van partijdigheid.
• Zichzelf Ontwikkelen: Je plant en beheert je eigen groei actief in functie van je mogelijkheden, interesses en ambities door je eigen functioneren kritisch in vraag te stellen en jezelf continu nieuwe inzichten, vaardigheden en kennis eigen te maken.
• Inzet Tonen: Je zet je ten volle in voor het werk door steeds het beste van jezelf te geven, hoge kwaliteit na te streven en door te blijven doorzetten, ook bij tegenwerking.

Technische competenties

• Je hebt goede mondelinge communicatievaardigheden.

Een goede motivatie is eveneens belangrijk.

Opgelet! Jouw motivatie worden als erg belangrijk voor de job beschouwd en weegt zwaarder door in de eindscore.

Indien je motivatie niet voldoet aan het vereiste niveau, kan je voor deze selectie niet slagen.

Niet vereist, wel een troef

• Je hebt een elementaire kennis van veilige omgang met chemische stoffen.
• Je hebt een goede kennis van Frans en Engels.

Jouw profiel:

• Je hebt een bachelordiploma (of gelijkwaardig), je bent laatstejaarsstudent academiejaar 2023-2024 of je bent benoemd op niveau B (of A1).
• Je streeft graag hoge kwaliteit na en je bent gemotiveerd.
• Je bent klantgericht en betrouwbaar.

Een volledige beschrijving van de deelnemingsvoorwaarden en het functieprofiel kan je terugvinden in de functiebeschrijving.

Vereist diploma op de uiterste inschrijvingsdatum:

• Diploma van het hoger onderwijs van het korte type (basisopleiding van één cyclus, bv: graduaat, professionele bachelor) met volledig leerplan of voor sociale promotie
  Diploma van kandidaat/academische bachelor uitgereikt na een cyclus van tenminste twee jaar studie
  Getuigschrift na het slagen voor de eerste twee studiejaren van de Koninklijke Militaire School
• Diploma van zeevaartonderwijs van de hogere cyclus of van hoger kunst- of technisch onderwijs van de 3de, 2de of 1ste graad met volledig leerplan
• Diploma van meetkundig schatter van onroerende goederen, van mijnmeter of van technisch ingenieur.​
• Diploma van Bachelor Na Bachelor van tenminste 60 studiepunten uitgereikt door een universiteit of een hogeschool
• Diploma van Graduaatsopleiding van het Hoger Beroepsonderwijs  van niveau 5 (afgekort HBO5) van tenminste 120 studiepunten uitgereikt door het Vlaamse Gemeenschap

Je kan ook deelnemen als je een vroeger behaald diploma hebt, dat gelijkgesteld wordt met één van de vermelde diploma’s.

Als je jouw diploma behaald hebt in een ander land dan België of in een andere taal dan het Nederlands, bekijk dan op onze website de opties voor deelname.

Laad je diploma op in het gedeelte “cv” in van je online account op het moment van inschrijving. Doe je dit niet, dan kan je niet deelnemen aan de selectieprocedure.

Ben je laatstejaarsstudent van het academiejaar 2023-2024?

Dan kan je deelnemen aan de selectie onder voorbehoud. Laad je inschrijvingsbewijs met duidelijke vermelding van studiejaar, academiejaar en afstudeerrichting op in jouw online account.

Als je slaagt, kan je wel pas in dienst treden als je het vereiste diploma hebt behaald en je dit hebt opgeladen in jouw online account.

Ben je vastbenoemd Nederlandstalig ambtenaar?

Dan kan je deelnemen op basis van mobiliteit, mits je benoemd bent bij:

• een federale administratie of een parastatale instelling opgenomen in het koninklijk besluit van 15 januari 2007 (personeel van de NMBS en de federale politie maken geen deel uit van dit toepassingsgebied van interne mobiliteit), of
• de Rechterlijke orde (met uitzondering van de magistraten, gerechtelijk stagiaires en assessoren).

Aangezien de openstaande functie een functie is van niveau B kan je enkel deelnemen indien:

• je benoemd bent op niveau B
• of je geslaagd bent voor het specifieke gedeelte van een bevorderingsselectie niveau B en je opgenomen bent in de laureatenlijst
• of je benoemd bent op niveau A1

In dit geval hoef je niet te voldoen aan de diplomavoorwaarden.

Laad je meest recente bewijs van benoeming op (benoemingsbesluit, uittreksel uit het Belgisch Staatsblad, bewijs van je werkgever, bevorderingsbesluit of bewijs van eedaflegging) vóór de uiterste inschrijvingsdatum en vul je volledige professionele ervaring in, inclusief je huidige job. Als dit bewijs van benoeming of van slagen al werd gevalideerd in je online-cv door een vorige procedure, hoef je dit niet opnieuw te doen.

Als je al werkt voor de rekruterende instelling, treed je in dienst via de principes van interne mutatie.

Vereiste ervaring

Er is geen ervaring vereist. In functie van je voorkennis wordt in de nodige opleiding voorzien.

Indien je ten laatste op 26/02/2024 (de uiterste inschrijvingsdatum) niet aan bovenstaande formele deelnemingsvoorwaarden voldoet, kan er met je kandidatuur geen rekening worden gehouden.

Statuut en Graad

Je wordt aangeworven als Financieel Deskundige (niveau B) met de bijhorende weddeschaal B1.

Loon

Minimum aanvangswedde: € 34278,48 (bruto jaarsalaris, reeds aangepast aan de huidige index, reglementaire toelagen niet inbegrepen).

Via jobfin kan je een inschatting maken van jouw netto maandelijkse wedde voor een functie op niveau B1 - statutair.

Via de salarissimulator kan je je bruto- en nettoloon berekenen door een aantal vragen te beantwoorden. 

Valorisatie van beroepservaring

• Wat de dienst- en geldelijke anciënniteit betreft, houdt de administratie automatisch rekening met je dienstjaren binnen de overheidssector.
• Wat de geldelijke anciënniteit betreft kan rekening gehouden worden met de diensten gepresteerd in de privésector of als zelfstandige als de verworven ervaring relevant is voor de functie die je zal uitoefenen binnen de administratie.
• De aanvraag om professionele ervaring uit de privésector of als zelfstandige te laten valoriseren, moet binnen de zes maanden na de indiensttreding worden ingediend. Daarna wordt dit door de bevoegde dienst geanalyseerd.

Voordelen

We bieden jou een boeiende job met impact op mens en maatschappij, met tal van voordelen:

• Goede balans tussen werk en privé
  • glijdende werkuren in een 38-uren week.
  • 26 dagen verlof die aangevuld worden met 12 tot 18 extra dagen, afhankelijk van jouw keuze van uurregeling en vrij tussen Kerst en Nieuwjaar.
  • Indien je al federaal ambtenaar bent, kan je maximaal de jaarlijkse verlofdagen van één volledig jaar overdragen. De verlofdagen van het lopende jaar (pro rata) kan je behouden.
  • gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer.

• Talrijke ontwikkelingsmogelijkheden
  • uitgebreid opleidings- en leeraanbod (te volgen tijdens de werkuren)
  • uitgebreide loopbaankansen

• Financiële voordelen
  • Mogelijkheid tot gratis hospitalisatieverzekering voor jezelf en een voordelige hospitalisatieverzekering voor je gezinsleden.
  • gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer.
  • mogelijkheid om maaltijdcheques te krijgen.
  • mogelijkheid om een fietsvergoeding te krijgen.
  • voordelen en interessante aanbiedingen via Benefits@Work.
  • allerlei sociale voordelen.
  • mogelijkheid tot validatie van relevante werkervaring. 
  • mogelijkheid tot het krijgen van een tweetaligheidspremie.
  • vakantiegeld en eindejaarspremie.

Ontdek alle informatie (extra premies en toelagen, ...) en voordelen over werken bij de federale overheid op de website van BOSA.

Als je geslaagd bent voor deze selectie, moet je – om benoemd te worden – op de aanstellingsdatum:

• Belg zijn of burger van een ander land behorende tot de Europese Economische Ruimte of Zwitserland
• de burgerlijke en politieke rechten genieten
• een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking.

Als je deelneemt op basis van jouw diploma, word je benoemd nadat je de stageperiode met succes hebt vervuld.

Als je deelneemt op basis van mobiliteit, hoef je geen stage meer te doen.

Als je benoemd bent bij een andere organisatie dan de rekruterende en je in dienst treedt via mobiliteit, start een proefperiode van 3 maanden waarin jij en de organisatie kunnen beslissen of er een match is. Indien jij of de rekruterende organisatie hiervan niet overtuigd zijn, keer je terug naar je vroegere werkgever. Klikt het van bij de start, dan kunnen jullie onderling sneller beslissen om de definitieve overstap te maken.

Als je reeds benoemd bent bij de rekruterende dienst in het niveau van de selectie, treed je in dienst via de principes van interne mutatie.

Als je reeds werkt bij de rekruterende instelling en het art. 25 van het organiek reglement is niet van toepassing kan je op basis van je benoemingsbesluit deelnemen aan de selectie en zal je volgens de principes van mutatie de vacante kunnen functie opnemen. Als je werkt voor de rekruterende instelling en onder het toepassingsgebied van art. 25 van het organiek reglement valt (o.a. shift) kan je slechts worden benoemd na afloop van de voorziene periode waarin op grond van voormeld art. 25 van het organiek reglement geen mutatieaanvragen kunnen worden ingewilligd. Deze benoeming kan in dat geval slechts worden toegekend op voorwaarde dat de laureatenlijst nog geldig is na afloop van voormelde periode.

Overeenkomstig het neutraliteitsbeginsel en het deontologische kader van federale ambtenaren zorgen personeelsleden van de FOD Financiën ervoor dat wanneer zij tijdens hun ambtsuitoefening in contact komen met publiek geen uiterlijke tekenen van gelijk welke politieke of levensbeschouwelijke overtuiging of betrokkenheid vertonen. De personeelsleden garanderen zo de volledige neutraliteit van de FOD Financiën, om het vertrouwen van de gebruiker in de onpartijdige, neutrale en loyale uitoefening van hun ambt niet te schaden.

In het kort:

1. We screenen jouw diploma en/of benoemingsbesluit
2. Je legt op dezelfde dag een test op computer + een interview af in het Laboratorium van de Douane en Accijnzen van de FOD Financiën in Vilvoorde, Levisstraat 10.

Een volledige beschrijving van de procedure kan je terugvinden in de volledige functiebeschrijving.

Opgelet:

• Raadpleeg regelmatig het tabblad ‘Mijn screeningsprocedures’ in je online account om na te gaan of de inschrijvingsperiode voor de proeven al dan niet open staat.
• De testen kunnen in fysieke aanwezigheid (face-to-face) of op afstand (via videocall) georganiseerd worden. Deze informatie wordt bij elke stap aangegeven.
• Je inschrijven voor een proef kan enkel tijdens de inschrijvingsperiode zoals weergegeven in het veld ‘Mijn screeningsprocedures’. Wanneer je niet bent ingeschreven voor het einde van de inschrijvingsperiode, kan voor deze selectie geen rekening meer worden gehouden met je kandidatuur.
• Als je niet aanwezig kan zijn voor de sessie waarvoor je ingeschreven bent, dan moet je je ten laatste één uur voor de start van de test uitschrijven. Echter, om organisatorische redenen, willen we je vragen om je uiterlijk de dag voor de proef uit te schrijven. Je doet dit door in je online-account te klikken op de annulatie-link die je net naast de door jou gekozen datum kan vinden. Vervolgens kan je je inschrijven voor een andere sessie, als er nog andere sessies beschikbaar zijn.
• Ervaar je problemen bij het inschrijven voor een test, neem dan contact op met de contactpersoon voor de selectieprocedure (zie rubriek “Contact”) . Doe dit zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de twee werkdagen vóór de datum van de test.
• We houden voor het vervolg van de procedure geen rekening met je kandidatuur als je je voor een test niet inschrijft en/of als je afwezig bent.
• Als je niet geslaagd bent voor een bepaalde stap, stopt de procedure en word je niet uitgenodigd voor eventuele volgende testen van dezelfde selectie.

Gelijke kansen en redelijke aanpassingen:

De Federale overheid voert een actief diversiteitsbeleid.   

Heb je een handicap, een leerstoornis of een ziekte? Dan kom je mogelijks in aanmerking voor een aanpassing van de selectieprocedure. Zie onze pagina over redelijke aanpassingen voor meer info.

Mogelijke voorzieningen voor personen die zwanger zijn of die borstvoeding geven:

Ben je zwanger of geef je borstvoeding? Ook dan kan je mogelijk voorzieningen aanvragen. Meer info vind je op deze pagina over gelijke kansen.

Stap 1: screening van diploma en/of benoemingsbesluit

Je wordt alleen toegelaten tot de selectie als je beschikt over het vereiste diploma en/of benoemingsbesluit. De screening hiervan gebeurt op basis van de op te laden documenten (zie ‘Deelnemingsvoorwaarden’) en de informatie ingevuld in jouw online account op de uiterste inschrijvingsdatum.

Stap 2: Specifieke screening - One-day-testing: Interview (+/- 60min.) + Pc - test (50min.) in Vilvoorde

Het interview evalueert of je gedragsgerichte en technische competenties (zie rubriek ‘Competenties’) overeenkomen met de jobvereisten. Er worden ook vragen gesteld over je motivatie, je interesse en je voeling met het werkterrein.

Je cv in je online account wordt gebruikt als bijkomende informatie voor het interview.

Je bent geslaagd voor het interview als je ten minste 50 punten op 100 behaalt.

Via een situationele beoordelingstest op de pc worden volgende competenties gemeten:

• Informatie analyseren: Je analyseert gegevens gericht en beoordeelt informatie kritisch.
• Problemen oplossen: Je gaat zelfstandig om met en lost problemen op, zoekt alternatieven en voert de oplossing uit.

In deze test krijg je verschillende situaties voorgelegd en daarbij wordt gebruik gemaakt van video’s of teksten. Voor elke situatie krijg je een aantal reacties te zien waar je je oordeel over moet geven.  In elk geval moet je aangeven hoe gepast de reactie op de situatie is.

De PC-proef zal plaatsvinden direct voorafgaand of aansluitend aan het interview.

Er is geen minimumvereiste voor deze test 0/20. 

Je bent geslaagd voor Stap 2: Specifieke screening - One-day-testing: Interview + Pc-test als je ten minste 60 punten op 120 haalt voor het totaal van beide testen samen (waarvan minstens 50/100 op het interview).

Deze proef zal plaatsvinden rond de eerste week van maart 2024 (onder voorbehoud).

Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in je online account kan je zelf online inschrijven voor de proef. Je kan alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor de vorige stap. Kies online uit de mogelijke testmomenten de dag en het uur om de test af te leggen. Je wacht best niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er geen plaats meer is.

Als je geslaagd bent?

De rangschikking van de geslaagden wordt opgesteld op basis van de resultaten van Stap 2 - Specifieke screening - One -day-testing: interview + pc - proef. Als er geslaagden zijn met gelijke punten, krijgt de persoon met het hoogste aantal punten voor het gedeelte interview van stap 2 voorrang. Als er voor dit gedeelte personen met gelijke punten zijn, wordt voor deze personen de rangschikking bepaald op basis van de score op het deel motivatie van het interview van stap 2. Mochten en hierna nog personen met gelijke punten zijn, dan wordt hun rangschikking willekeurig bepaald.

Als je niet onmiddellijk aan de slag kan, kom je op een lijst terecht waaruit geput kan worden telkens er een plaats vrij is voor deze functie. Op basis van je rangschikking kan je ook contractuele functies aangeboden krijgen.

Hoelang blijft deze lijst geldig?

Er wordt een lijst van geslaagden opgesteld, die 1 jaar geldig blijft. Als er voor de toekenning van de laatste plaats meerdere geslaagden zijn met een gelijk aantal punten, wordt het maximum aantal geslaagden in hun voordeel verhoogd.

Bijkomende screening

Als deze of een andere organisatie een gelijkaardig profiel zoekt, kunnen zij hiervoor beroep doen op deze lijst. Afhankelijk van je resultaat word je uitgenodigd voor een bijkomende proef, die vaak bestaat uit een interview. Het is mogelijk dat er hierbij extra diploma- en/of ervaringsvoorwaarden gevraagd worden.

Voorrangsregels voor personen met een handicap

Naast deze lijst van geslaagden wordt een bijzondere lijst opgesteld (die 4 jaar geldig blijft) van de personen met een handicap die geslaagd zijn. Je wordt er enkel in opgenomen op jouw vraag en als je een attest hebt waardoor je erkend bent als 'persoon met een handicap. Meer informatie over voorrang voor personen met een handicap vind je op onze website.

Overheidsdiensten die nog geen 3% van het quotum behalen, zijn verplicht eerst de kandidaten uit deze reserves te raadplegen.

Arbeidspostaanpassingen

Heb je een handicap en wil je gebruik maken van arbeidspostaanpassingen? Dan kan je dat aanvragen op het moment van aanwerving. Meer info vind je op onze pagina Arbeidspostaanpassingen.

Solliciteren? Vul je online-cv in en raadpleeg het volledige vacaturebericht om over alle nodige informatie te beschikken en je zo goed mogelijk voor te bereiden.

Je kan solliciteren tot en met 26/02/2024.

Je moet online solliciteren via je online account. We screenen het cv dat op de uiterste inschrijvingsdatum in je online account zit. We screenen ook je diploma en/of benoemingsbesluit dat je moet opladen op het moment van inschrijving.

Je kan niet solliciteren via fax of e-mail.

Diploma en/of benoemingsbesluit opladen
Je kan je diploma en/of benoemingsbesluit in je online-cv opladen (vóór de uiterste inschrijvingsdatum) in PDF, DOC, DOCX, JPG of TIF-formaat. Het bestand mag niet groter zijn dan 8 MB. Lukt het niet om het diploma op te laden, dan mag je een kopie opsturen naar de contactpersoon selectieprocedure (zie 'Contactpersonen’). Vermeld je rijksregisternummer, naam, voornaam en de procedurecode van de job.

Ben je laatstejaarsstudent?

Laad dan je je inschrijvingsbewijs op met duidelijke vermelding van studiejaar, academiejaar en afstudeerrichting voor de uiterste inschrijvingsdatum.

Testen en resultaten

Alle informatie over het concrete verloop van de procedure, je resultaten en de volgende stappen vind je terug in je online account.

Je online account is de enige plaats waar deze informatie volledig betrouwbaar gecentraliseerd wordt. Check je online account dus regelmatig om alle belangrijke informatie over je sollicitaties te vinden.

Vragen rond de testen en scoring?

Op onze website kan je terecht voor meer info over het verloop van de testen en over hoe je je kan voorbereiden.

Je vindt er ook meer uitleg over de scoring van onze testen.

Niet tevreden over de selectieprocedure?

Dien hier jouw klacht in.