Administratief deskundigen (m/v/x)

Ben je pas afgestudeerd of heb je reeds een aantal jaren professionele ervaring achter de rug?

Heb je een Bachelordiploma op zak en ben je op zoek naar een leuke uitdaging?

De FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking is voor verschillende diensten op zoek naar administratieve medewerkers, en jouw profiel interesseert ons! Lees dus verder en solliciteer!

Je bent verantwoordelijk voor verschillende administratieve taken ter ondersteuning van een dienst of een collega. Je draagt op deze manier bij tot een goede werking van het departement.

Je voert een polyvalent takenpakket uit met wisselende opdrachten.

Afhankelijk van de dienst of directie waar je deze functie opneemt, zijn dit een aantal voorbeelden van mogelijke taken:

• Je behandelt dossiers autonoom, vanaf de ontvangst van de aanvraag tot de mededeling van de beslissing volgens de geldende reglementering en procedures.
• Je verzamelt autonoom de nodige gegevens, maakt zelf de nodige analyses en evaluatie van de beschikbare gegevens om zelf een correcte beslissing te kunnen nemen of het dossier klaar voor beslissing aan je hiërarchie voor te leggen.
• Je archiveert het dossier wanneer het afgehandeld is.
• Je stelt zelf veranderingen in procedures en werkmethoden voor.
• Je stelt standaardbrieven en gepersonaliseerde brieven op en beheert de inkomende en uitgaande briefwisseling.
• Je staat in voor de praktische organisatie van vergaderingen en maakt de verslagen op.
• Je stelt teksten, nota’s en presentaties op.
• Je beheert je eigen agenda (en die van een dienst, die van de directieverantwoordelijke,…) en stelt een eigen planning op.
• Je legt contact met interne en externe klanten en beantwoordt vragen via mail, telefoon of persoonlijk contact.
• Je verzekert op georganiseerde en zelfstandige wijze de goede administratieve en organisatorische werking van een directiesecretariaat (indien van toepassing).

Al deze functies hebben alvast één gezamenlijke doelstelling:
je draagt bij tot een goede administratieve, technische en organisatorische werking van je dienst.

Afhankelijk van je interesses, diploma en ervaring kan je tewerkgesteld worden bij één van onze diensten in een functie die jou op het lijf geschreven is.

• Het enige wat jij hoeft te doen is je kandidaat stellen door op de knop 'solliciteren' te klikken
• Voldoe je aan de deelnemingsvoorwaarden (zie rubriek 'deelnemingsvoorwaarden'), dan word je uitgenodigd om een computergestuurde test (zie rubriek 'selectietesten') af te leggen.
• Indien je voor deze test slaagt, word je opgenomen in de zogenaamde wervingsreserve.
• Afhankelijk van je rangschikking zullen de verschillende diensten je dan concrete jobs aanbieden, met een specifieke beschrijving van hun professionele context.
• In functie van het gevraagde profiel, kunnen hierbij nog bijkomende diploma- en/of ervaringsvereisten gevraagd worden.
• Ben je geïnteresseerd en voldoe je aan de deelnemingsvoorwaarden, dan word je uitgenodigd voor een bijkomende specifieke proef (vaak een interview waar je jouw competenties en motivatie kan tonen).
• Slaag je voor deze test, dan kan je afhankelijk van je rangschikking, worden aangeworven bij de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking.
  

Op het moment van indiensttreding zal er een uittreksel uit het strafregister worden opgevraagd van maximum 6 maanden oud dat zal toestaan om te evalueren of uw gedrag in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking.

Heb je vragen over de jobinhoud? 

Je vindt onze contactgegevens in de rubriek "meer info - contactpersonen".

Er zijn 5 vacante plaatsen bij de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking (Karmelietenstraat 15, 1000 Brussel).

De FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking behartigt, verdedigt en bevordert de belangen van België en van de Belgen in het buitenland en stimuleert de coherentie van het buitenlands optreden van België als federaal land. De FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking streeft naar een veilige, rechtvaardige en voorspoedige wereld.

Gedragsgerichte competenties

• Informatie Analyseren: Je analyseert gegevens gericht en beoordeelt informatie kritisch.
• Problemen Oplossen: Je gaat zelfstandig om met en lost problemen op, zoekt alternatieven en voert de oplossing uit.

Technische competenties

• Je beschikt over goede administratieve vaardigheden.

Niet vereist, wel een troef

• Je bent geïnteresseerd in de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking en de missies en taken van onze FOD.
• Je hebt een goede kennis van de gebruikelijke informaticatools (Outlook, Word, Excel,…).
• Je zal werken in een meertalige omgeving. Een goede kennis van het Frans en het Engels is dan ook een troef.

Jouw profiel:

• ofwel heb je een Bachelordiploma of een diploma met toegang tot niveau B.

• ofwel ben je benoemd op niveau B of A.

• Een goede kennis van het Frans en het Engels is een pluspunt.

Een volledige beschrijving van de deelnemingsvoorwaarden en het functieprofiel kan je terugvinden in de functiebeschrijving.

Vereist diploma op de uiterste inschrijvingsdatum:

• Diploma van het hoger onderwijs van het korte type (basisopleiding van één cyclus, bv: graduaat, professionele bachelor) met volledig leerplan of voor sociale promotie.
• Diploma van kandidaat/academische bachelor uitgereikt na een cyclus van tenminste twee jaar studie.
• Getuigschrift na het slagen voor de eerste twee studiejaren van de Koninklijke Militaire School.
• Diploma van zeevaartonderwijs van de hogere cyclus of van hoger kunst- of technisch onderwijs van de 3de, 2de of 1ste graad met volledig leerplan.
• Diploma van meetkundig schatter van onroerende goederen, van mijnmeter of van technisch ingenieur.​
• Diploma van Bachelor Na Bachelor van tenminste 60 studiepunten uitgereikt door een universiteit of een hogeschool.
• Diploma van Graduaatsopleiding van het Hoger Beroepsonderwijs  van niveau 5 (afgekort HBO5) van tenminste 120 studiepunten uitgereikt door het Vlaamse Gemeenschap.

Je kan ook deelnemen als je een vroeger behaald diploma hebt, dat gelijkgesteld wordt met één van de vermelde diploma’s.

Als je jouw diploma behaald hebt in een ander land dan België of in een andere taal dan het Nederlands, bekijk dan op onze website de opties voor deelname.

Laad je diploma op in het gedeelte “cv” in van je online account op het moment van inschrijving. Doe je dit niet, dan kan je niet deelnemen aan de selectieprocedure.

Ben je vastbenoemd Nederlandstalig ambtenaar?

Dan kan je deelnemen op basis van mobiliteit, mits je benoemd bent bij:

• een federale administratie of een parastatale instelling opgenomen in het koninklijk besluit van 15 januari 2007 (personeel van de NMBS en de federale politie maken geen deel uit van dit toepassingsgebied van interne mobiliteit), of
• de Rechterlijke orde (met uitzondering van de magistraten, gerechtelijk stagiaires en assessoren).

Aangezien de openstaande functie een functie is van Administratief deskundige niveau B kan je enkel deelnemen indien:

• je benoemd bent op niveau B
• of je geslaagd bent voor het specifieke gedeelte van een bevorderingsselectie niveau B en je opgenomen bent in de laureatenlijst
• of je benoemd bent op niveau A

In dit geval hoef je niet te voldoen aan de diplomavoorwaarden.

Laad je meest recente bewijs van benoeming op (benoemingsbesluit, uittreksel uit het Belgisch Staatsblad, bewijs van je werkgever, bevorderingsbesluit of bewijs van eedaflegging) vóór de uiterste inschrijvingsdatum en vul je volledige professionele ervaring in, inclusief je huidige job. Als dit bewijs van benoeming of van slagen al werd gevalideerd in je online-cv door een vorige procedure, hoef je dit niet opnieuw te doen.

Als je al werkt voor de rekruterende instelling, treed je in dienst via de principes van interne mutatie.

Ben je vastbenoemd Nederlandstalig ambtenaar bij een Gemeenschap of Gewest? 

De vacante functie is een functie van niveau B. Je dient dan ook een graad en een weddeschaal te bekleden die, overeenkomstig de bijlage 1 van het KB van 15 januari 2007 betreffende de mobiliteit van de statutaire ambtenaren in het federaal administratief openbaar ambt, als gelijkwaardig worden erkend met de graad waartoe de vacante betrekking behoort.

Opgelet!

Om te kunnen nagaan of je voldoet aan de deelnemingsvoorwaarden, dienen wij ten laatste op de uiterste inschrijvingsdatum in het bezit te zijn van je meest recente bewijs van benoeming (benoemingsbesluit, uittreksel uit het Belgisch Staatsblad, bewijs van je werkgever, bevorderingsbesluit of bewijs van eedaflegging). Duid dan ook aan in je cv onder de rubriek ‘werkervaring’ dat je ambtenaar bent bij een gemeenschap of gewest en laad je benoemingsbesluit op onder de rubriek ‘benoemingsdocumenten’. 

Ambtenaren van de gemeenschappen of gewesten dienen niet aan de diplomavereisten te voldoen. 

Ben je Nederlandstalig beroepsmilitair?

De openstaande functie is van niveau B. Je moet dus:

• je attest van je carrière als beroepsmilitair opladen in het onderdeel ‘Diploma’ in jouw online account.
• vanaf je inschrijving de persoon contacteren die vermeld wordt in de rubriek ‘contactpersoon procedure’, om je gelijkwaardigheid van niveau te bepalen

In dit geval hoef je niet te voldoen aan de diplomavoorwaarden.

Vereiste ervaring

Er is geen ervaring vereist. In functie van je voorkennis wordt in de nodige opleiding voorzien.

Indien je ten laatste op de uiterste inschrijvingsdatum niet aan bovenstaande formele deelnemingsvoorwaarden voldoet, kan er met je kandidatuur geen rekening worden gehouden.

Statuut en Graad

Je wordt aangeworven als Administratief deskundige (niveau B) met de bijhorende weddeschaal B1.

Loon

Minimum aanvangswedde: € 34.278,48 (bruto jaarsalaris, reeds aangepast aan de huidige index, reglementaire toelagen niet inbegrepen).

Via de salarissimulator kan je je bruto- en nettoloon berekenen door een aantal vragen te beantwoorden. 

Voordelen

Als je terecht wil komen in een bruisende werkomgeving in hartje Brussel, omringd door groen en gezellige lunchadresjes, dan zit je goed bij de FOD Buitenlandse Zaken.

We bieden jou een boeiende job met impact op mens en maatschappij, met tal van voordelen:

• Goede balans tussen werk en privé
• glijdende werkuren in een 38-uren week
• mogelijkheid tot telewerk
• 26 dagen verlof en mogelijkheid tot 1 compensatiedag per maand (overuren)
• vrij tussen Kerst en Nieuwjaar
• kinderdagverblijf voor de opvang van je kind van 3 maanden tot 3 jaar
• gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer

• Talrijke ontwikkelingsmogelijkheden
• uitgebreid opleidings- en leeraanbod (te volgen tijdens de werkuren)
• uitgebreide loopbaankansen

• Financiële voordelen
  
  • mogelijkheid tot het krijgen van een tweetaligheidspremie
  • voordelige hospitalisatieverzekering
  • gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
  • mogelijkheid om maaltijdcheques te krijgen
  • mogelijkheid om een fietsvergoeding te krijgen
  • mogelijkheid tot het krijgen van een telewerkpremie
  • voordelen en interessante aanbiedingen via Benefits@Work
  • allerlei sociale voordelen
  • beschikken over een laptop
  • bedrijfsrestaurant tegen democratische prijzen
• Daarnaast zijn er nog enkele andere specifieke voordelen/activiteiten  
  • Sinterklaasgeschenk voor kinderen tussen 0 en 13 jaar
  • Geboortegeschenk
  • De mogelijkheid om gratis eerstelijnsadvies in te winnen bij een advocaat
  • Een financiële tegemoetkoming in opvang en stages tijdens krokus-, paas-, zomer- en herfstvakantie
  • Jaarlijkse teambuildingactiviteit
  • Toegang tot een sportzaal met fitnesstoestellen
  • Toegang tot een ontspanningsruimte met leeshoek, pingpongtafel en tafelvoetbal
  • Toegang tot een “zen ruimte” met 2 massagezetels.

Ontdek alle informatie (extra premies en toelagen, ...) en voordelen over werken bij de federale overheid op de website van BOSA.

Als je geslaagd bent voor deze selectie, moet je – om benoemd te worden – op de aanstellingsdatum:

• Belg zijn of burger van een ander land behorende tot de Europese Economische Ruimte of Zwitserland
• de burgerlijke en politieke rechten genieten
• een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking.

Als je deelneemt op basis van jouw diploma, word je benoemd nadat je de stageperiode met succes hebt vervuld.

Als je deelneemt op basis van mobiliteit, hoef je geen stage meer te doen.

Als je benoemd bent bij een andere organisatie dan de rekruterende en je in dienst treedt via mobiliteit, start een proefperiode van 3 maanden waarin jij en de organisatie kunnen beslissen of er een match is. Indien jij of de rekruterende organisatie hiervan niet overtuigd zijn, keer je terug naar je vroegere werkgever. Klikt het van bij de start, dan kunnen jullie onderling sneller beslissen om de definitieve overstap te maken.

Als je reeds benoemd bent bij de rekruterende dienst in het niveau van de selectie, treed je in dienst via de principes van interne mutatie.

In het kort:

1. We screenen jouw diploma en/of benoemingsbesluit.

2. Je legt meerdere testen op computer af bij FOD BOSA in Brussel.

3. Je komt op een wervingsreserve terecht die regelmatig zal geconsulteerd worden voor een bijkomende screening.

Een volledige beschrijving van de procedure kan je terugvinden in de volledige functiebeschrijving.

Opgelet:

• Raadpleeg regelmatig het tabblad ‘Mijn screeningsprocedures’ in je online account om na te gaan of de inschrijvingsperiode voor de proeven al dan niet open staat.
• De testen kunnen in fysieke aanwezigheid (face-to-face) of op afstand (via videocall) georganiseerd worden. Deze informatie wordt bij elke stap aangegeven.
• Je inschrijven voor een proef kan enkel tijdens de inschrijvingsperiode zoals weergegeven in het veld ‘Mijn screeningsprocedures’. Wanneer je niet bent ingeschreven voor het einde van de inschrijvingsperiode, kan voor deze selectie geen rekening meer worden gehouden met je kandidatuur.
• Als je niet aanwezig kan zijn voor de sessie waarvoor je ingeschreven bent, dan moet je je ten laatste één uur voor de start van de test uitschrijven. Echter, om organisatorische redenen, willen we je vragen om je uiterlijk de dag voor de proef uit te schrijven. Je doet dit door in je online-account te klikken op de annulatie-link die je net naast de door jou gekozen datum kan vinden. Vervolgens kan je je inschrijven voor een andere sessie, als er nog andere sessies beschikbaar zijn.
• Ervaar je problemen bij het inschrijven voor een test, neem dan contact op met de contactpersoon voor de selectieprocedure (zie rubriek “Contact”) . Doe dit zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de twee werkdagen vóór de datum van de test.
• We houden voor het vervolg van de procedure geen rekening met je kandidatuur als je je voor een test niet inschrijft en/of als je afwezig bent.
• Als je niet geslaagd bent voor een bepaalde stap, stopt de procedure en word je niet uitgenodigd voor eventuele volgende testen van dezelfde selectie.

Gelijke kansen en redelijke aanpassingen:

De Federale overheid voert een actief diversiteitsbeleid.   

Heb je een handicap, een leerstoornis of een ziekte? Dan kom je mogelijks in aanmerking voor een aanpassing van de selectieprocedure. Zie onze pagina over redelijke aanpassingen voor meer info.

Mogelijke voorzieningen voor personen die zwanger zijn of die borstvoeding geven:

Ben je zwanger of geef je borstvoeding? Ook dan kan je mogelijk voorzieningen aanvragen. Meer info vind je op deze pagina over gelijke kansen.

Stap 1: screening van diploma en/of benoemingsbesluit

Je wordt alleen toegelaten tot de selectie als je beschikt over het vereiste diploma en/of benoemingsbesluit. De screening hiervan gebeurt op basis van de op te laden documenten (zie ‘Deelnemingsvoorwaarden’) en de informatie ingevuld in jouw online account op de uiterste inschrijvingsdatum.

Stap 2: Specifieke screening - PC (+/- 2u30)

Via een dossiertest en test administratieve vaardigheden worden volgende competenties gemeten:

• Je analyseert gegevens gericht en beoordeelt informatie kritisch.
• Je gaat zelfstandig om met en lost problemen op, zoekt alternatieven en voert de oplossing uit.
• Je beschikt over goede administratieve vaardigheden.

Deze proef zal plaatsvinden plaatsvinden in de tweede helft van maart 2024  (onder voorbehoud). Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in je online account kan je je inschrijven voor de proef. Je kan alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor de vorige stap.
Kies online uit de mogelijke testmomenten de dag en het uur om de test af te leggen. Je wacht best niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er geen plaats meer is.

Je bent voor deze test geslaagd als je ten minste 50 punten op 100 behaalt (voor het totaal op deze 2 testen).

Na het ontvangen van je resultaat van dit gedeelte kan je binnen twee maanden schriftelijk feedback vragen.

Als je geslaagd bent?

De rangschikking van de geslaagden wordt opgesteld op basis van de resultaten van Stap 2: Specifieke screening - PC. Als er voor dit gedeelte personen met gelijke punten zijn, wordt voor deze personen de rangschikking willekeurig bepaald.

Afhankelijk van je ranking zal je dus kunnen deelnemen aan een bijkomende proef (vaak een interview waarin je je competenties en motivatie kan tonen) voor een bepaalde job binnen één van onze diensten. In deze vacatures zal je een gedetailleerdere beschrijving vinden voor die bepaalde functie en haar context.

Hoelang blijft deze lijst geldig?

Er wordt een lijst van geslaagden opgesteld, die 1 jaar geldig blijft. 

Bijkomende screening

Als je slaagt voor deze selectieprocedure, zal je opgenomen worden in een algemene wervingsreserve. Van zodra je deel uitmaakt van deze reserve, zullen we je uitnodigen om te solliciteren voor specifieke vacatures.

Afhankelijk van je ranking zal je dus kunnen deelnemen aan interviews voor een bepaalde job binnen één van onze diensten. 

Op basis van je rangschikking kan je ook contractuele functies aangeboden krijgen.

Als een andere organisatie een gelijkaardig profiel zoekt, kunnen zij hiervoor beroep doen op deze lijst. 

Voorrangsregels voor personen met een handicap

Naast deze lijst van geslaagden wordt een bijzondere lijst opgesteld (die 4 jaar geldig blijft) van de personen met een handicap die geslaagd zijn. Je wordt er enkel in opgenomen op jouw vraag en als je een attest hebt waardoor je erkend bent als 'persoon met een handicap. Meer informatie over voorrang voor personen met een handicap vind je op onze website.

Overheidsdiensten die nog geen 3% van het quotum behalen, zijn verplicht eerst de kandidaten uit deze reserves te raadplegen.

Arbeidspostaanpassingen

Heb je een handicap en wil je gebruik maken van arbeidspostaanpassingen? Dan kan je dat aanvragen op het moment van aanwerving. Meer info vind je op onze pagina Arbeidspostaanpassingen.

Solliciteren? Vul je online-cv in en raadpleeg het volledige vacaturebericht om over alle nodige informatie te beschikken en je zo goed mogelijk voor te bereiden.

Je kan solliciteren tot en met 6 maart 2024.

Je moet online solliciteren via je online account. We screenen het cv dat op de uiterste inschrijvingsdatum in je online account zit. We screenen ook je diploma en/of benoemingsbesluit dat je moet opladen op het moment van inschrijving.

Je kan niet solliciteren via fax of e-mail.

Diploma en/of benoemingsbesluit opladen
Je kan je diploma en/of benoemingsbesluit in je online-cv opladen (vóór de uiterste inschrijvingsdatum) in PDF, DOC, DOCX, JPG of TIF-formaat. Het bestand mag niet groter zijn dan 8 MB. Lukt het niet om het diploma op te laden, dan mag je een kopie opsturen naar de contactpersoon selectieprocedure (zie 'Contactpersonen’). Vermeld je rijksregisternummer, naam, voornaam en de procedurecode van de job.

Testen en resultaten

Alle informatie over het concrete verloop van de procedure, je resultaten en de volgende stappen vind je terug in je online account.

Je online account is de enige plaats waar deze informatie volledig betrouwbaar gecentraliseerd wordt. Check je online account dus regelmatig om alle belangrijke informatie over je sollicitaties te vinden.

Vragen rond de testen en scoring?

Op onze website kan je terecht voor meer info over het verloop van de testen en over hoe je je kan voorbereiden.

Je vindt er ook meer uitleg over de scoring van onze testen.

Niet tevreden over de selectieprocedure?

Dien hier jouw klacht in.