Hoofdgriffier (A4) bij het Hof van Beroep Gent (m/v/x)

Je bent eindverantwoordelijke personeel en organisatie van de griffie. Jouw takenpakket is divers, complex en gevarieerd en jouw verantwoordelijkheden zijn veelzijdig.

Je geeft leiding aan meer dan 50 medewerkers en rapporteert aan de eerste voorzitter.

Je neemt de strategische beslissingen:

1. Bij diverse aspecten van de organisatiebeheersing van de griffie
   

    , binnen het kader van de toegekende personele en materiële middelen en de vigerende regelgeving, teneinde de werking ervan te optimaliseren en te laten aansluiten bij de werking van de gehele entiteit.

2. Die de coördinatie verzekeren teneinde een constructieve onderlinge samenwerking te garanderen.
3. Inzake personeelsaangelegenheden en evalueert deze beslissingen teneinde de optimale inzet van het gerechtspersoneel van de griffie te bewerkstelligen.

Mogelijke taken in de eerste 2 domeinen

• Je staat in voor de definiëring van de doelstellingen van de griffie;
• Als lid van het directiecomité zie je toe op de operationalisering in de griffie van de doelstellingen van de entiteit;
• Je ziet toe op de identificatie van de sleutelprocessen van de griffie, over hun evaluatie en over hun mogelijke verbetering;
• Je bewaakt of de juiste functies deelnemen in de sleutelprocessen; 
• Je ziet toe op het adequate gebruik van de al ontwikkelde accurate meet –en opvolgingsinstrumenten;
• Je ziet toe op de moderne uitbouw van de controle bij de primaire processen;
• Je bent het aanspreekpunt van de gemeenschappelijke steundienst onder meer in het kader van de voorbereiding van de doelstellingen van het beheersplan, overeenkomstig de organisatie van de griffie;
• Je stuurt de opmaak en de actualisering van het organigram van de griffie aan;
• Je ziet toe op de terbeschikkingstelling van adequate materiële middelen voor het functioneren van de griffie in overleg met het directiecomité van het hof;
• Je legt rekenschap af in het werkingsverslag van de entiteit, met name over de logistieke middelen, de organisatie, de overlegstructuren, de werklastmeting, de evolutie van realisatie van het beheersplan en de doelstellingen, de wijze waarop de middelen worden ingezet en het kwaliteitsbeleid; 

Mogelijke taken in domein 3

• Je werkt mee aan de formulering van de personeelsbehoeftes van de griffie in overleg met de naaste medewerkers en met het directiecomité;
• Je bent het aanspreekpunt van de gemeenschappelijke steundienst onder meer in het kader van de voorbereiding van de doelstellingen van het beheersplan betreffende het gerechtelijk personeel en de formulering van de personeelsbehoeften;
• Je beslist over de onderlinge toebedeling van personeel;
• Je houdt algemeen toezicht op het adequate gebruik van moderne instrumenten inzake personeelsbeheer;
• Je fungeert als aanspreekpunt van het Instituut voor de Gerechtelijke Opleiding en definieert het opleidingsbeleid in de griffie; 
• Je oefent de wettelijke evaluatiebevoegdheden uit; 
• Je legt verantwoording af over de evolutie van de kaders en de effectieven van de griffie waarover je de verantwoordelijkheid hebt.

Vanuit je specifieke bevoegdheden en technische expertise als beleidsadviseur neem je deel aan de voorbereiding en de uitvoering van het beheer- en beleidsplan van de entiteit teneinde bij te dragen tot het functioneren en de resultaten van de entiteit in overeenstemming met dit plan.

Mogelijke taken:

• Je treedt op als scharnierfunctie tussen de magistratuur en het gerechtspersoneel zodanig dat de synergie tussen beiden wordt bevorderd;
• Je neemt actief deel aan het directiecomité van de entiteit;
• Je ziet toe op de identificatie van problemen bij de uitvoering van het beheers- en beleidsplan, communiceert aan de korpschef en stelt oplossingen voor;
• Je geeft advies aan de eerste voorzitter over een opdracht aan een personeelslid om zijn functie uit te oefenen in een andere griffie
• Je geeft advies over het zaakverdelingsreglement van het hof

Je begeleidt en stimuleert rechtstreekse medewerkers zodat de teamgeest en de individuele ontwikkeling bevorderd worden. In jouw functie als coach zorg je ervoor dat de prestaties verbeteren door een toegenomen autonomie.

Mogelijke taken:

• Je moedigt initiatieven aan die erop gericht zijn de samenwerking tussen de rechtstreekse medewerkers te faciliteren;
• Je houdt functie-, plannings-, functionerings- en evaluatiegesprekken;
• Je geeft feedback over het functioneren, zowel positief als negatief;
• Je moedigt verbeterinitiatieven aan;
• Je helpt conflicten oplossen;
• Je brengt de medewerkers op de hoogte van de operationele doelstellingen van de entiteit

Je stimuleert bewustwording, aanvaarding, betrokkenheid en aanpassing ten opzichte van veranderingsinitiatieven. In jouw rol als veranderingsagent vergemakkelijk je de implementatie van de veranderingen in de griffie.

Mogelijke taken:

• Je organiseert de communicatie om veranderingen voor te bereiden;
• Je sensibiliseert rechtstreekse medewerkers en ziet toe op de sensibilisering van het andere gerechtspersoneel van de griffie o.a. door het vervullen van een voorbeeldfunctie.

Als netwerker ontwikkel je en onderhoud je een netwerk van professionele relaties teneinde de sleutelprocessen in de griffie zoveel mogelijk af te stemmen op de partners binnen de Zetel en de ketenpartners.

Mogelijke taken:

• het ontwikkelen van een netwerk door contacten te onderhouden met collega's en ketenpartners;
• het uitwisselen van best practices;
• het ontwikkelen van samenwerkingsverbanden;
• het (mede)organiseren van overlegfora

Je houdt jouw kennis op peil, zo blijf je op de hoogte van alle evoluties in jouw kennisdomeinen.

Mogelijke taken:

• het opvolgen van allerhande ontwikkelingen en beleidsopties van de politieke of gerechtelijke overheden met een impact op het beheer van de griffie;
• het volgen van gespecialiseerde opleidingen.

Heb je vragen over de jobinhoud? 

Je vindt onze contactgegevens in de rubriek "meer info - contactpersonen".

Er is 1 plaats bij het Hof van Beroep Gent, Koophandelsplein te Gent

De rechterlijke macht wordt gevormd door de hoven en rechtbanken. Er wordt hierbij een onderscheid gemaakt tussen de Zetel (de rechters in hoven en rechtbanken) en het Openbaar Ministerie (het parket).

De rol van de rechters (Zetel) in de samenleving is essentieel. Zij passen het recht toe: zij doen uitspraak bij burgerlijke geschillen (tussen burgers onderling en in bepaalde gevallen ook tussen de overheid en zijn burgers) en sanctioneren personen die een misdrijf plegen of een wet overtreden op basis van het strafrecht.

Het Openbaar Ministerie, ook wel het parket genoemd, treedt op in naam van de gemeenschap als vervolgende partij of als behoeder van de wet in burgerlijke zaken. In strafzaken spoort het misdrijven op, onderzoekt en vervolgt ze. Zij zien er ook op toe dat het nodige wordt gedaan voor de passende uitvoering van de uitgesproken straffen.

Naast de uitoefening van de strafvordering, treedt het parket ook op in burgerlijke en handelszaken en zaken voor de arbeidsgerechten wanneer de wet het voorschrijft of haar optreden wordt gevorderd.

De bevoegdheden van de diverse hoven en rechtbanken en het Openbaar Ministerie worden beschreven in het gerechtelijk wetboek, het wetboek van strafvordering en bijzondere wetten.

Voor meer info:
http://www.rechtbanken-tribunaux.be/nl
http://www.om-mp.be
https://justitie.belgium.be/nl

Gedragsgerichte competenties

• Vernieuwen: je denkt vernieuwend door innovatieve en creatieve ideeën aan te brengen.
• Organiseren: je stelt proactief objectieven, tekent nauwgezet actieplannen uit en schakelt daarbij de juiste middelen in, binnen de beschikbare tijd.
• Bouwen van teams: je moedigt de samenwerking tussen teamleden en teams aan, pakt conflicten aan en betrekt teamleden.
• Beïnvloeden: je hebt impact, onderhandelt om tot een win winsituatie te komen en weet een publiek te overtuigen
• Organisatiebetrokkenheid tonen: je stelt je borg voor het behalen van de beoogde resultaten van de organisaite en blijft daarom op de hoogte van de omgeving waarin de organisatie actief is. Je ontwikkelt de organisatiestructuur, het beleid en de doelstellingen en houdt deze in stand.

Technische competenties

• Je hebt een grondige kennis van strategisch HR Management binnen een organisatie van 50 tot 100 medewerkers;
• Je beschikt over visie ten aanzien van de functie en de entiteit;

Om te kunnen deelnemen, moet je ten laatste op de uiterste inschrijvingsdatum:

• je online account invullen
• voldoen aan volgende voorwaarden:
  • Je bent vast benoemd in de klasse A3 (Ger.W. art. 262 § 2/2) Of
  • Je bent vast benoemd in de klasse A2:
    • (Overgangsmaatregel, art. 80 ROII 12/01/2023): Je beschikt over een niveau-anciënniteit van ten minste 9 jaar in niveau A? Dan ben je vrijgesteld van de deelnemingsvoorwaarde opgenomen in artikel 262, § 2/2, 1° van het Ger. W. (zie onderstaande zin); Of
    • (Ger.W. art. 262 § 2/2): Je beschikt over een anciënniteit van ten minste 4 jaar in de klasse A2 of ten minste 6 jaar anciënniteit in de klassen A1 en A2 samen;

En je bent geslaagd voor een vergelijkende selectie voor het desbetreffende ambt bedoeld in artikel 279, § 4 van het Gerechtelijk Wetboek - Deel II Rechterlijke Organisatie

De werkelijk gepresteerde diensten in de hoedanigheid van contractueel personeelslid worden in aanmerking genomen voor de berekening van de vereiste niveau-anciënniteit.

De bovenvermelde vereisten dienen vervuld te zijn op de datum van de afsluiting van de inschrijvingen, namelijk 29/02/2024.

Opgelet:

• Raadpleeg regelmatig het tabblad ‘Mijn screeningsprocedures’ in je online account om na te gaan of de inschrijvingsperiode voor de proeven al dan niet open staat.
• De testen kunnen in fysieke aanwezigheid (face-to-face) of op afstand (via videocall) georganiseerd worden. Deze informatie wordt bij elke stap aangegeven.
• Je inschrijven voor een proef kan enkel tijdens de inschrijvingsperiode zoals weergegeven in het veld ‘Mijn screeningsprocedures’. Wanneer je niet bent ingeschreven voor het einde van de inschrijvingsperiode, kan voor deze selectie geen rekening meer worden gehouden met je kandidatuur.
• Als je niet aanwezig kan zijn voor de sessie waarvoor je ingeschreven bent, dan moet je je ten laatste één uur voor de start van de test uitschrijven. Echter, om organisatorische redenen, willen we je vragen om je uiterlijk de dag voor de proef uit te schrijven. Je doet dit door in je online-account te klikken op de annulatie-link die je net naast de door jou gekozen datum kan vinden. Vervolgens kan je je inschrijven voor een andere sessie, als er nog andere sessies beschikbaar zijn.
• Ervaar je problemen bij het inschrijven voor een test, neem dan contact op met de contactpersoon voor de selectieprocedure (zie rubriek “Contact”) . Doe dit zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de twee werkdagen vóór de datum van de test.
• We houden voor het vervolg van de procedure geen rekening met je kandidatuur als je je voor een test niet inschrijft en/of als je afwezig bent.
• Als je niet geslaagd bent voor een bepaalde stap, stopt de procedure en word je niet uitgenodigd voor eventuele volgende testen van dezelfde selectie.

Gelijke kansen en redelijke aanpassingen:

De Federale overheid voert een actief diversiteitsbeleid.   

Heb je een handicap, een leerstoornis of een ziekte? Dan kom je mogelijks in aanmerking voor een aanpassing van de selectieprocedure. Zie onze pagina over redelijke aanpassingen voor meer info.

Mogelijke voorzieningen voor personen die zwanger zijn of die borstvoeding geven:

Ben je zwanger of geef je borstvoeding? Ook dan kan je mogelijk voorzieningen aanvragen. Meer info vind je op deze pagina over gelijke kansen.

Stap 1: Screening van deelnemingsvoorwaarden

Je wordt alleen toegelaten tot de selectie als je voldoet aan de deelnemingsvoorwaarden (zie ‘Deelnemingsvoorwaarden’) en als je je kandidatuur op de correcte wijze indient (zie ‘Sollicitatie’).

Je personeelsdienst controleert of je aan de voorwaarden voldoet.

Stap 2: Specifieke screening (+/- 1u30)

Je wordt enkel toegelaten tot deze stap wanneer je slaagt voor stap 1 en dus voldoet aan de deelnemingsvoorwaarden (zie rubriek 'Deelnemingsvoorwaarden').

Deze stap bestaat uit 2 onderdelen.

Stap 2.1 Opstellen van een managementplan

Voorafgaand aan het interview, krijg je de opdracht om een managementplan op te stellen, hierin zal je de belangrijkste strategische en operationele doelstellingen vastleggen voor de toekomst in de hoedanigheid van hoofdgriffier.

Je krijgt hiervoor 14 kalenderdagen de tijd. De vormvereisten en extra informatie omtrent het opstellen van een managementplan zullen jou digitaal worden overgemaakt. 

 Via dit managementplan zullen volgende competenties (zie rubriek 'Competenties') worden geëvalueerd:

Generieke competenties:

• Vernieuwen: je denkt vernieuwend door innovatieve en creatieve ideeën aan te brengen

• Organiseren: je stelt proactief objectieven, tekent actieplannen nauwgezet uit en schakelt daarbij de juiste middelen in, dit binnen de beschikbare tijd

·       
Technische competenties:

Het ontwikkelen van een  HR- strategie  binnen de organisatie met 50 tot 100 personeelsleden, volgende onderwerpen komen aan bod:

• talentbeheer en loopbaanontwikkeling,
• retentiebeleid, welzijn en reïntegratiebeleid,
• analyse en visie met betrekking tot het personeelsbeleid

Visie met betrekking tot de functie en de entiteit

Deze stap is niet eliminerend en jouw managementplan zal eveneens besproken worden tijdens het interview (zie verder Stap 2.2).

Stap 2.2 Interview

Het interview evalueert of je gedragsgerichte en technische competenties (zie rubriek ‘Competenties’) overeenkomen met de jobvereisten. Er worden ook vragen gesteld over je motivatie, je interesse en je voeling met het werkterrein.

Je cv in je online account wordt gebruikt als bijkomende informatie voor het interview.

Je bent geslaagd als je ten minste 50 punten op 100 behaalt.

Deze proef zal plaatsvinden rond de 2de week van mei 2024 (onder voorbehoud).

Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in je online account kan je zelf online inschrijven voor de proef. Je kan alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor de vorige stap. Kies online uit de mogelijke testmomenten de dag en het uur om de test af te leggen. Je wacht best niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er geen plaats meer is.

Rangschikking

De geslaagden worden gerangschikt volgens de behaalde punten voor de vergelijkende selectie (reeks 3). Bij gelijkheid ervan krijgt die geslaagde voorrang die, op de datum waarop aan de deelnemingsvoorwaarden moest voldaan zijn, de grootste niveauanciënniteit telde, vervolgens de grootste dienstanciënniteit, uiteindelijk de hoogste leeftijd.

De lijst van geslaagden is 2 jaar geldig.

Je kan solliciteren tot en met 29/02/2024.

Via je online account kan je solliciteren  voor  deze  bevordering.  Wij bezorgen een lijst van  ingeschreven kandidaten aan je personeelsdienst. Je personeelsdienst verifieert de deelnemingsvoorwaarden. Als je voldoet aan de deelnemingsvoorwaarden, word je toegelaten tot de selectieprocedure.  Indien je nog geen online account hebt, kan je dit aanmaken voor de uiterste inschrijvingsdatum.

Bezorg de nodige bewijzen dat je voldoet aan de deelnemingsvoorwaarden (zie “deelnemingsvoorwaarden”) aan jouw personeelsdienst (indien zij daar nog niet over beschikken) zodat zij deze kunnen verifiëren.

OPGELET: De buiten de vastgestelde termijn ingediende sollicitaties zullen worden geweigerd (zie uiterste inschrijvingsdatum).

Testen en resultaten

Alle informatie over het concrete verloop van de procedure, je resultaten en de volgende stappen vind je terug in je online account.

Je online account is de enige plaats waar deze informatie volledig betrouwbaar gecentraliseerd wordt. Check je online account dus regelmatig om alle belangrijke informatie over je sollicitaties te vinden.

Vragen rond de testen en scoring?

Op onze website kan je terecht voor meer info over het verloop van de testen en over hoe je je kan voorbereiden.

Je vindt er ook meer uitleg over de scoring van onze testen.

Niet tevreden over de selectieprocedure?

Dien hier jouw klacht in.