Hoofdgriffier (A4) voor de vredegerechten en de politierechtbank Leuven (m/v/x)

Je draagt de eindverantwoordelijkheid over het personeel en de organisatie van de griffie van de vredegerechten van het arrondissement Leuven en de politierechtbank Leuven. Jouw takenpakket is divers, complex en gevarieerd en jouw verantwoordelijkheden zijn veelzijdig.

Je geeft leiding aan meer dan 50 medewerkers en rapporteert aan de voorzitter en het directiecomité van deze entiteit.

Binnen de vredegerechten en de politierechtbank van het arrondissement Leuven hecht men veel belang aan zijn personeelsleden en de collega's. Van de hoofgriffier wordt verwacht dat hij/zij hen betrekt en het nodige vertrouwen geeft.

Je neemt strategische beslissingen:

1. Bij diverse aspecten van de organisatiebeheersing van de griffie , binnen het kader van de toegekende personele en materiële middelen en de vigerende regelgeving, teneinde de werking ervan te optimaliseren en te laten aansluiten bij de werking van de gehele entiteit.
2. Die de coördinatie verzekeren teneinde een constructieve onderlinge samenwerking te garanderen.
3. Inzake personeelsaangelegenheden en evalueert deze beslissingen teneinde de optimale inzet van het gerechtspersoneel van de griffie te bewerkstelligen.

Mogelijke taken in de eerste 2 domeinen

• Je staat in voor de definiëring van de doelstellingen van de griffie;
• Als lid van het directiecomité zie je toe op de operationalisering in de griffie van de doelstellingen van de entiteit;
• Je ziet toe op de identificatie van de sleutelprocessen van de griffie, over hun evaluatie en over hun mogelijke verbetering;
• Je bewaakt of de juiste functies deelnemen in de sleutelprocessen; 
• Je ziet toe op het adequate gebruik van de al ontwikkelde accurate meet –en opvolgingsinstrumenten;
• Je ziet toe op de moderne uitbouw van de controle bij de primaire processen;
• Je bent het aanspreekpunt van de gemeenschappelijke steundienst onder meer in het kader van de voorbereiding van de doelstellingen van het beheersplan, overeenkomstig de organisatie van de griffie;
• Je stuurt de opmaak en de actualisering van het organigram van de griffie aan;
• Je ziet toe op de terbeschikkingstelling van adequate materiële middelen voor het functioneren van de griffie in overleg met het directiecomité;
• Je legt rekenschap af in het werkingsverslag van de entiteit, met name over de logistieke middelen, de organisatie, de overlegstructuren, de werklastmeting, de evolutie van realisatie van het beheersplan en de doelstellingen, de wijze waarop de middelen worden ingezet en het kwaliteitsbeleid; 

Mogelijke taken in domein 3

• Je werkt mee aan de formulering van de personeelsbehoeftes van de griffie in overleg met de naaste medewerkers en met het directiecomité;
• Je bent het aanspreekpunt van de gemeenschappelijke steundienst onder meer in het kader van de voorbereiding van de doelstellingen van het beheersplan betreffende het gerechtelijk personeel en de formulering van de personeelsbehoeften;
• Je beslist over de onderlinge toebedeling van personeel;
• Je houdt algemeen toezicht op het adequate gebruik van moderne instrumenten inzake personeelsbeheer;
• Je fungeert als aanspreekpunt van het Instituut voor de Gerechtelijke Opleiding en definieert het opleidingsbeleid in de griffie; 
• Je oefent de wettelijke evaluatiebevoegdheden uit; 
• Je legt verantwoording af over de evolutie van de kaders en de effectieven van de griffie waarover je de verantwoordelijkheid hebt.

Vanuit je specifieke bevoegdheden en technische expertise als beleidsadviseur neem je deel aan de voorbereiding en de uitvoering van het beheer- en beleidsplan van de entiteit teneinde bij te dragen tot het functioneren en de resultaten van de entiteit in overeenstemming met dit plan.

Mogelijke taken:

• Je treedt op als scharnierfunctie tussen de magistratuur en het gerechtspersoneel zodanig dat de synergie tussen beiden wordt bevorderd;
• Je neemt actief deel aan het directiecomité van de entiteit;
• Je ziet toe op de identificatie van problemen bij de uitvoering van het beheers- en beleidsplan, communiceert aan de korpschef en stelt oplossingen voor;
• Je geeft advies aan de voorzitter over een opdracht aan een personeelslid om zijn functie uit te oefenen in een andere griffie
• Je geeft advies over het zaakverdelingsreglement van de entiteit.

Je begeleidt en stimuleert rechtstreekse medewerkers zodat de teamgeest en de individuele ontwikkeling bevorderd worden. In jouw functie als coach zorg je ervoor dat de prestaties verbeteren door een toegenomen autonomie.

Mogelijke taken:

• Je moedigt initiatieven aan die erop gericht zijn de samenwerking tussen de rechtstreekse medewerkers te faciliteren;
• Je houdt functie-, plannings-, functionerings- en evaluatiegesprekken;
• Je geeft feedback over het functioneren, zowel positief als negatief;
• Je moedigt verbeterinitiatieven aan;
• Je helpt conflicten oplossen;
• Je brengt de medewerkers op de hoogte van de operationele doelstellingen van de entiteit

Je stimuleert bewustwording, aanvaarding, betrokkenheid en aanpassing ten opzichte van veranderingsinitiatieven. In jouw rol als veranderingsagent vergemakkelijk je de implementatie van de veranderingen in de griffie.

Mogelijke taken:

• Je organiseert de communicatie om veranderingen voor te bereiden;
• Je sensibiliseert rechtstreekse medewerkers en ziet toe op de sensibilisering van het andere gerechtspersoneel van de griffie o.a. door het vervullen van een voorbeeldfunctie.

Als netwerker ontwikkel je en onderhoud je een netwerk van professionele relaties teneinde de sleutelprocessen in de griffie zoveel mogelijk af te stemmen op de partners binnen de Zetel en de ketenpartners.

Mogelijke taken:

• het ontwikkelen van een netwerk door contacten te onderhouden met collega's en ketenpartners;
• het uitwisselen van best practices;
• het ontwikkelen van samenwerkingsverbanden;
• het (mede)organiseren van overlegfora

Je houdt jouw kennis op peil, zo blijf je op de hoogte van alle evoluties in jouw kennisdomeinen.

Mogelijke taken:

• het opvolgen van allerhande ontwikkelingen en beleidsopties van de politieke of gerechtelijke overheden met een impact op het beheer van de griffie;
• het volgen van gespecialiseerde opleidingen.

Heb je vragen over de jobinhoud? 

Je vindt onze contactgegevens in de rubriek "meer info - contactpersonen".

Vredegerechten van het arrondissement Leuven

De vrederechter is een “laagdrempelige” rechter, degene die het dichtst bij de burger staat. De vrederechter behandelt enkel burgerlijke zaken die voor de burger een “privékarakter” hebben (bijvoorbeeld burenruzies, geschillen i.v.m. huurovereenkomsten, kleine bedragen aan onbetaalde facturen, bescherming van kwetsbare personen ...). De burger kan dus geen beroep doen op de vrederechter voor bijvoorbeeld strafzaken of fiscale zaken. 

De vredegerechten van het arrondissement Leuven bestaan uit de volgende kantons: Aarschot, Diest, Stadskanton Leuven (Leuven 1, Leuven 2, Leuven 3), Tienen en Zoutleeuw.

Politierechtbank van het arrondissement Leuven

De politierechtbank kan optreden als strafrechtbank en als burgerlijke rechtbank.

Als strafrechtbank is de politierechtbank bevoegd voor: verkeersmisdrijven, vorderingen tot vergoeding van schade als gevolg van een verkeers- of treinongeval, overtredingen, andere misdrijven dan verkeer in bijzondere wetgeving

Als burgerlijke rechtbank neemt de politierechtbank kennis van burgerlijke betwistingen in verkeerszaken. De politierechtbank zal voornamelijk bepalen wie aansprakelijk is bij verkeersongevallen, de schadevergoedingen vastleggen en oordelen over regresvorderingen van een BA-verzekeraar.

De politierechtbank is bevoegd voor het hele grondgebied van het gerechtelijk arrondissement Leuven. 

Gedragsgerichte competenties

• Vernieuwen: je denkt vernieuwend door innovatieve en creatieve ideeën aan te brengen.
• Organiseren: je stelt proactief objectieven, tekent nauwgezet actieplannen uit en schakelt daarbij de juiste middelen in, binnen de beschikbare tijd.
• Bouwen van teams: je moedigt de samenwerking tussen teamleden en teams aan, pakt conflicten aan en betrekt teamleden.
• Beïnvloeden: je hebt impact, onderhandelt om tot een win winsituatie te komen en weet een publiek te overtuigen.
• Objectieven Behalen: Je beschikt over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en de verantwoordelijkheid op te nemen voor de correctheid van ondernomen acties.

Technische competenties

• Je hebt een grondige kennis van strategisch HR Management binnen een organisatie van 50 tot 100 medewerkers;
• Je beschikt over visie ten aanzien van de functie en de entiteit;

Een goede motivatie is eveneens belangrijk.

Om te kunnen deelnemen, moet je ten laatste op de uiterste inschrijvingsdatum:

• je online account invullen
• voldoen aan de volgende voorwaarden:

           1. Vast benoemd zijn in de klasse A2 of A3 binnen de rechterlijke orde.

            - A3: Geen anciënniteitsvereiste

            - A2: Anciënniteit van ten minste 4 jaar in de klasse A2

                      OF 

                     Ten minste 6 jaar anciënniteit in de klasse A1 en A2 samen 

                      OF

                     Overgangsbepaling (tot 22/01/2029): Indien A2: ten minste negen jaar anciënniteit als A2

          2. Zich in een administratieve stand bevinden waarin je aanspraak kan maken op bevordering.

          3. Bij de laatste evaluatie geen vermelding "onvoldoende" hebben gekregen.

Opgelet:

• Raadpleeg regelmatig het tabblad ‘Mijn screeningsprocedures’ in je online account om na te gaan of de inschrijvingsperiode voor de proeven al dan niet open staat.
• De testen kunnen in fysieke aanwezigheid (face-to-face) of op afstand (via videocall) georganiseerd worden. Deze informatie wordt bij elke stap aangegeven.
• Je inschrijven voor een proef kan enkel tijdens de inschrijvingsperiode zoals weergegeven in het veld ‘Mijn screeningsprocedures’. Wanneer je niet bent ingeschreven voor het einde van de inschrijvingsperiode, kan voor deze selectie geen rekening meer worden gehouden met je kandidatuur.
• Als je niet aanwezig kan zijn voor de sessie waarvoor je ingeschreven bent, dan moet je je ten laatste één uur voor de start van de test uitschrijven. Echter, om organisatorische redenen, willen we je vragen om je uiterlijk de dag voor de proef uit te schrijven. Je doet dit door in je online-account te klikken op de annulatie-link die je net naast de door jou gekozen datum kan vinden. Vervolgens kan je je inschrijven voor een andere sessie, als er nog andere sessies beschikbaar zijn.
• Ervaar je problemen bij het inschrijven voor een test, neem dan contact op met de contactpersoon voor de selectieprocedure (zie rubriek “Contact”) . Doe dit zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de twee werkdagen vóór de datum van de test.
• We houden voor het vervolg van de procedure geen rekening met je kandidatuur als je je voor een test niet inschrijft en/of als je afwezig bent.
• Als je niet geslaagd bent voor een bepaalde stap, stopt de procedure en word je niet uitgenodigd voor eventuele volgende testen van dezelfde selectie.

Gelijke kansen en redelijke aanpassingen:

De Federale overheid voert een actief diversiteitsbeleid.   

Heb je een handicap, een leerstoornis of een ziekte? Dan kom je mogelijks in aanmerking voor een aanpassing van de selectieprocedure. Zie onze pagina over redelijke aanpassingen voor meer info.

Mogelijke voorzieningen voor personen die zwanger zijn of die borstvoeding geven:

Ben je zwanger of geef je borstvoeding? Ook dan kan je mogelijk voorzieningen aanvragen. Meer info vind je op deze pagina over gelijke kansen.

Stap 1: Screening van deelnemingsvoorwaarden

Je wordt alleen toegelaten tot de selectie als je voldoet aan de deelnemingsvoorwaarden (zie ‘Deelnemingsvoorwaarden’) en als je je kandidatuur op de correcte wijze indient (zie ‘Sollicitatie’). Je personeelsdienst controleert of je aan de voorwaarden voldoet.

Stap 2: Specifieke screening 

Stap 2.1: Opmaak van een managementplan

Voorafgaand aan het interview, krijg je de opdracht om een managementplan op te stellen, hierin zal je de belangrijkste strategische en operationele doelstellingen vastleggen voor de toekomst in de hoedanigheid van hoofdgriffier.

Je krijgt hiervoor 14 kalenderdagen de tijd. De vormvereisten en extra informatie omtrent het opstellen van een managementplan zullen jou digitaal worden overgemaakt (via het door jou opgegeven e-mailadres). 

Via dit managementplan zullen volgende competenties (zie rubriek 'Competenties') worden geëvalueerd:

Generieke competenties:

• Vernieuwen: Vernieuwend denken door innovatieve en creatieve ideeën aan te brengen.
• Organiseren: Proactief stellen van objectieven, nauwgezet uittekenen van actieplannen en daarbij de juiste middelen inschakelen, binnen de beschikbare tijd.

Technische competenties:

• Je beschikt over een goede kennis van de functie en de entiteit.
• Je beschikt over een goed begrip van de specifieke problemen van HR-management in een grote organisatie met max. 100 personeelsleden. Volgende onderwerpen dienen aan bod te komen:

                 - talentbeheer en loopbaanontwikkeling,

                 - retentiebeleid, welzijn en reïntegratiebeleid,

                 - analyse en visie met betrekking tot het personeelsbeleid

Deze stap is niet eliminerend en jouw managementplan zal eveneens besproken worden tijdens het interview (zie verder Stap 2.2).

Stap 2.2: Interview

Het interview evalueert of je gedragsgerichte en technische competenties (zie rubriek ‘Competenties’) overeenkomen met de jobvereisten. Er worden ook vragen gesteld over je motivatie, je interesse en je voeling met het werkterrein. Daarnaast wordt ook jouw managementplan besproken tijdens dit interview.

Je cv in je online account wordt gebruikt als bijkomende informatie voor het interview.

Je bent geslaagd als je ten minste 50 punten op 100 behaalt.

Deze proef zal plaatsvinden vanaf midden oktober 2024 (onder voorbehoud).

Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in je online account kan je zelf online inschrijven voor de proef. Je kan alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor de vorige stap. Kies online uit de mogelijke testmomenten de dag en het uur om de test af te leggen. Je wacht best niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er geen plaats meer is.

Je bent geslaagd voor de vergelijkende selectie als je slaagt voor elke stap van de specifieke screening afzonderlijk en als je ten minste 50/100 behaalt (management plan + interview).

Rangschikking

De geslaagden worden gerangschikt volgens de behaalde punten voor de vergelijkende selectie. Bij gelijkheid ervan krijgt die geslaagde voorrang die, op de datum waarop aan de deelnemingsvoorwaarden moest voldaan zijn, de grootste niveauanciënniteit telde, vervolgens de grootste dienstanciënniteit, uiteindelijk de hoogste leeftijd.

De lijst van geslaagden is 2 jaar geldig.

Je kan solliciteren tot en met 19/09/2024.

Via je online account kan je solliciteren  voor  deze  bevordering.  Wij bezorgen een lijst van  ingeschreven kandidaten aan je personeelsdienst. Je personeelsdienst verifieert de deelnemingsvoorwaarden. Als je voldoet aan de deelnemingsvoorwaarden, word je toegelaten tot de selectieprocedure.  Indien je nog geen online account hebt, kan je dit aanmaken voor de uiterste inschrijvingsdatum.

Bezorg de nodige bewijzen dat je voldoet aan de deelnemingsvoorwaarden (zie “deelnemingsvoorwaarden”) aan jouw personeelsdienst (indien zij daar nog niet over beschikken) zodat zij deze kunnen verifiëren.

OPGELET: De buiten de vastgestelde termijn ingediende sollicitaties zullen worden geweigerd (zie uiterste inschrijvingsdatum). 

Testen en resultaten

Alle informatie over het concrete verloop van de procedure, je resultaten en de volgende stappen vind je terug in je online account.

Je online account is de enige plaats waar deze informatie volledig betrouwbaar gecentraliseerd wordt. Check je online account dus regelmatig om alle belangrijke informatie over je sollicitaties te vinden.

Feedback over jouw resultaten?

Na elke screeningsstap kan je een motivering van jouw resultaten bekomen. Voor sommige testen verschijnt dit automatisch in je online account, voor andere kan je het aanvragen via de contactpersoon voor de procedure.

Vragen rond de testen en scoring?

Op onze website kan je terecht voor meer info over het verloop van de testen en over hoe je je kan voorbereiden.

Je vindt er ook meer uitleg over de scoring van onze testen.

Niet tevreden over de selectieprocedure?

Dien hier jouw klacht in.