Dossierbeheerder voor Medex (m/v/x)

Ben je klantgericht ? Heb je interesse in het vakgebied van de medische expertise?  Beschik je over goede administratieve skills en wil je graag aan de slag in de buurt van Antwerpen ? Dan is de functie bij het Medisch centrum Antwerpen zeker iets voor jou! 

Als administratief expert bij het medisch centrum, beheer je samen met je collega’s de patiëntendossiers waarvoor je team verantwoordelijk is. Je behandelt deze dossiers volgens de geldende reglementering en procedures zodat een definitieve beslissing conform de standaardwerkwijze kan genomen worden. Tevens biedt je administratieve ondersteuning aan de artsen die verbonden zijn aan het Medisch Centrum.

Je neemt verschillende rollen op:

Je bent de contactpersoon voor interne – en externe klanten:

• Je bent verantwoordelijk voor het onthaal van de patiënten die op onderzoek komen, controleert hun identiteit en bijhorende documenten die nodig zijn voor het specifieke onderzoek;
• Je verzekert de telefonische permanentie binnen het Medisch Centrum;
• Je beantwoordt de inkomende mailberichten met vragen van patiënten, werkgevers,… en informeert hen over de stand van zaken van hun dossier en de te volgen procedures;
• Je beantwoordt vragen en verleent bijkomende informatie aan de collega’s van de andere diensten binnen Medex.

Je staat in voor het administratief beheer en de opvolging van het patiëntendossier:

• Je legt de afspraken vast voor de medische onderzoeken;
• Je scant de medische en administratieve documenten en voegt deze toe aan het elektronisch dossier;
• Je behandelt de dossiers na elke sessie van medische onderzoeken;
• Je volgt de lopende dossiers op;
• Je analyseert, controleert en voegt de gegevens toe aan de database.

Je verzekert een administratieve ondersteuning voor de artsen:

• Je bereidt de administratieve dossiers voor en waakt erover dat de arts over het benodigde materiaal beschikt voor de analyse van de dossiers die aan hem/haar zijn toegewezen;
• Je verwittigt de arts wanneer de klant aankomt, via een softwareapplicatie die hiervoor ontwikkeld werd;
• Je stelt de uurregeling voor de artsen op in overleg met de coördinator van het Medisch Centrum en de artsen.

Je verzekert een ondersteuning voor de coördinator:

• In overleg met de coördinator stelt je acties voor en helpt je bij het nemen van maatregelen om de doelstellingen van het centrum te bereiken.
• je beheert de teamplanning bij afwezigheid van de coördinator.
• In overleg met de coördinator signaleert je infrastructuurproblemen en neemt je passende maatregelen.
• Je ontwikkelt je expertise in elke missie om je collega’s binnen het centrum en andere diensten van Medex te ondersteunen.

Deze functie houdt een rechtstreeks en zichtbaar contact met het publiek in. In dit geval vereist de regelgeving (artikels 7 en 8 van het Koninklijk Besluit van 2 oktober 1937) dat het personeelslid geen enkel zichtbaar teken van religieuze, filosofische, politieke of vakbondsovertuigingen draagt om de openbare dienst op een neutrale manier te vertegenwoordigen tijdens deze contacten.

Heb je vragen over de jobinhoud? 

Je vindt onze contactgegevens in de rubriek "meer info - contactpersonen".

Er is 1 plaats vrij via bevordering bij Medex - Medisch Centrum van Antwerpen , van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu ( Italielei 4, 2000 Antwerpen).

Overeenkomstig het taalkader van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu zijn er 0 beschikbare plaatsen voor de Nederlandse taalrol,  en 1 beschikbare plaats voor de Franse taalrol bij Medex - Medisch Centrum van Brussel (Victor Hortaplein 40/10, 1060 Brussel).

Medex voert medische onderzoeken uit bij personeel van de overheidssector in het kader van arbeidsongevallen, beroepsziekten, de arbeidsgeschiktheid bij afwezigheid wegens ziekte. Verder voert Medex medische expertises uit in het kader van verkeersveiligheid bij piloten en chauffeurs.
Daarenboven omvat Medex de gerechtelijk geneeskundige dienst (GGD) die de invaliditeit bepaalt van oorlogsinvaliden, van militairen in vrede– en oorlogstijd en van slachtoffers van opzettelijke gewelddaden. 

Medex beschikt over een netwerk van 13 medische centra verspreid over heel België om medische expertises dicht bij onze klanten uit te voeren. Ongeveer 50 administratieve medewerkers werken daar om onze verschillende klanten te ontvangen, administratieve ondersteuning te bieden aan de artsen en de dossiers te behandelen.

De FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu wil de Belgische promotor zijn van het principe “One World, One Health”, door de gezondheid in al haar componenten centraal te stellen in zijn bekommernissen en missies, waarbij het zowel gaat over de menselijke gezondheid als over de gezondheid van de planeet, de gezondheid van de dieren en planten en van de voeding. De FOD is een referentiepunt op het vlak van de Gezondheid, een transversaal, strategisch en ondersteunend departement ‘Health and Environment in all policies” en een netwerkorganisatie die zorgt voor een operationele excellentie in de uitvoering van taken met toegevoegde waarde, met de ambitie om de gezondheid van de burgers te beschermen en te verbeteren.

Om daartoe te komen is de FOD een verantwoordelijke, coherente, lerende en creatieve organisatie die steunt op competente en autonome medewerkers die zin hebben voor verantwoordelijkheid en die hun expertise en hun talenten ontwikkelen.

Ontdek meer over onze FOD op onze website of op YouTube

Ontdek Medex via deze video.

Gedragscompetenties

• Kritisch denken: Informatie aftoetsen en beoordelen op basis van redelijke en logische criteria om weloverwogen beslissingen te nemen: complexe informatie evalueren en tot een conclusie komen. 
• Samenwerken: In team werken, professionele relaties opbouwen en kennis delen om de gezamenlijke doelen te bereiken: actief samenwerken.
• Oplossingsgericht zijn: Problemen positief benaderen en oplossingen voorstellen en uitvoeren: oplossingen vinden en verbeteringen voorstellen.
• Je ontwikkelen: Je competenties ontwikkelen in functie van je eigen noden en de noden van je organisatie: je bijscholen en het geleerde in de praktijk toepassen.

Deze vacante functie maakt deel uit van de functiefamilie van dossierbeheerders en is van het niveau B. 

Je vindt op de pagina Competenties meer informatie over de functiefamilies, de geëvalueerde competenties en hun beheersingsniveaus.

Een goede motivatie is eveneens belangrijk.

Opgelet! De competentie in het vet (oplossingsgericht zijn) en jouw motivatie worden als erg belangrijk voor de job beschouwd.

Deze wegen zwaarder door in de eindscore (X2).

Niet vereist, wel een troef

• Je bent discreet
• Je hebt affiniteit met een medische omgeving
• Je kan autonoom werken
• Je bent beleefd in de omgang, zeker naar externe klanten toe
• Je werkt snel en efficiënt
• Je werkt volgens de ethische en deontologische regels van Medex.

Jouw profiel:

• Vastbenoemd ambtenaar bij de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu en houder van een graad van niveau C;
• Zich in een administratieve stand bevinden waarin men zijn aanspraken op bevordering kan doen gelden;
• Geslaagd zijn voor het algemeen gedeelte van een vergelijkende overgangsselectie naar niveau B (of niveau A).

Een volledige beschrijving van de deelnemingsvoorwaarden en het functieprofiel kan je terugvinden in de functiebeschrijving.

Om te kunnen deelnemen, moet je ten laatste op de uiterste inschrijvingsdatum (17/11/2025):

• je online account invullen
• aan de volgende voorwaarden voldoen:

1. 1. Vastbenoemd ambtenaar zijn bij de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu en houder zijn van een graad van niveau C
   2. Zich in een administratieve stand bevinden waarin men zijn aanspraken op bevordering kan doen gelden.
   3. Geslaagd zijn voor het algemeen gedeelte van een vergelijkende overgangsselectie naar niveau B (ex niveau 2+) of geslaagd zijn voor de proeven van de eerste reeks van de bevordering naar niveau A of B
      of
      Houder zijn van een diploma dat toegang geeft tot het niveau B (exhaustieve lijst in het Koninklijk Besluit van 2 oktober 1937)
      • diploma van het hoger onderwijs van het korte type (basisopleiding van één cyclus, bv. graduaat, bachelor professioneel) met volledig leerplan of voor sociale promotie
      • kandidaatsdiploma/bachelor academisch uitgereikt na een cyclus van tenminste twee jaar studie
      • getuigschrift na het slagen voor de eerste twee studiejaren van de Koninklijke Militaire School
      • diploma van zeevaartonderwijs van de hogere cyclus of van hoger kunst- of technisch onderwijs van de 3de, 2de of 1ste graad met volledig leerplan
      • diploma van meetkundig schatter van onroerende goederen, van mijnmeter of van technisch ingenieur.
      • (Heb je jouw diploma behaald buiten België of in een andere taal dan het Nederlands? Bekijk op onze website de info voor deelname). 

Als je geslaagd bent voor deze selectie, moet je – om bevorderd te worden – op de aanstellingsdatum:

• geen vermelding “onvoldoende” gekregen hebben op jouw laatste evaluatie
• je in een administratieve stand bevinden waarin je jouw aanspraken op bevordering kan doen gelden
• niet tijdelijk in een lager niveau zijn geaffecteerd in toepassing van artikel 73ter van het KB van 2 oktober 1937

In het kort:

1. We screenen alle deelnemingsvoorwaarden;
2. Je legt een interview af bij FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu (Galileelaan 5/2, 1210 Sint-Joost-ten-Node). 

Een volledige beschrijving van de procedure kan je terugvinden in de volledige functiebeschrijving.

Aangezien de neutraliteitsplicht een essentieel onderdeel is van de functie, wordt dit besproken tijdens het interview (cf. artikels 7 en 8 van het Koninklijk Besluit van 2 oktober 1937). 

Opgelet:

• Raadpleeg regelmatig het tabblad ‘Mijn screeningsprocedures’ in je online account om na te gaan of de inschrijvingsperiode voor de proeven al dan niet open staat.
• De testen kunnen in fysieke aanwezigheid (face-to-face) of op afstand (via videocall) georganiseerd worden. Deze informatie wordt bij elke stap aangegeven.
• Je inschrijven voor een proef kan enkel tijdens de inschrijvingsperiode zoals weergegeven in het veld ‘Mijn screeningsprocedures’. Wanneer je niet bent ingeschreven voor het einde van de inschrijvingsperiode, kan voor deze selectie geen rekening meer worden gehouden met je kandidatuur.
• Als je niet aanwezig kan zijn voor de sessie waarvoor je ingeschreven bent, dan moet je je ten laatste één uur voor de start van de test uitschrijven. Echter, om organisatorische redenen, willen we je vragen om je uiterlijk de dag voor de proef uit te schrijven. Je doet dit door in je online-account te klikken op de annulatie-link die je net naast de door jou gekozen datum kan vinden. Vervolgens kan je je inschrijven voor een andere sessie, als er nog andere sessies beschikbaar zijn.
• Ervaar je problemen bij het inschrijven voor een test, neem dan contact op met de contactpersoon voor de selectieprocedure (zie rubriek “Contact”) . Doe dit zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de twee werkdagen vóór de datum van de test.
• We houden voor het vervolg van de procedure geen rekening met je kandidatuur als je je voor een test niet inschrijft en/of als je afwezig bent.
• Als je niet geslaagd bent voor een bepaalde stap, stopt de procedure en word je niet uitgenodigd voor eventuele volgende testen van dezelfde selectie.

Gelijke kansen en redelijke aanpassingen:

De Federale overheid voert een actief diversiteitsbeleid.   

Heb je een handicap, een leerstoornis of een ziekte? Dan kom je mogelijks in aanmerking voor een aanpassing van de selectieprocedure. Zie onze pagina over redelijke aanpassingen voor meer info.

Mogelijke voorzieningen voor personen die zwanger zijn of die borstvoeding geven:

Ben je zwanger of geef je borstvoeding? Ook dan kan je mogelijk voorzieningen aanvragen. Meer info vind je op deze pagina over gelijke kansen.

Stap 1: Screening van deelnemingsvoorwaarden

Je wordt alleen toegelaten tot de selectie als je voldoet aan de deelnemingsvoorwaarden (zie ‘Deelnemingsvoorwaarden’) en als je je kandidatuur op de correcte wijze indient (zie ‘Sollicitatie’). Je personeelsdienst controleert of je aan de voorwaarden voldoet.

Stap 2: Specifieke screening - Interview (+/- 1u )

Het interview evalueert of je gedragscompetenties (zie rubriek ‘Competenties’) overeenkomen met de jobvereisten. Er worden ook vragen gesteld over je motivatie, je interesse en je voeling met het werkterrein.

Je cv in je online account wordt gebruikt als bijkomende informatie voor het interview.

Je bent geslaagd als je ten minste 50 punten op 100 behaalt.

Deze proef zal plaatsvinden in de loop van de maand december 2025 (onder voorbehoud).

Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in je online account kan je zelf online inschrijven voor de proef. Je kan alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor de vorige stap. Kies online uit de mogelijke testmomenten de dag en het uur om de test af te leggen. Je wacht best niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er geen plaats meer is.

Je bent geslaagd voor de vergelijkende selectie als je ten minste 50 punten op 100 behaalt op het interview. 

Rangschikking

De geslaagden worden per taalgroep gerangschikt volgens de behaalde punten.

Bij gelijkheid ervan krijgt die geslaagde voorrang die, op de datum waarop aan de deelnemingsvoorwaarden moest voldaan zijn, de grootste niveauanciënniteit telde, vervolgens de grootste dienstanciënniteit, uiteindelijk de hoogste leeftijd.

De onbeperkt geldige lijst van laureaten wordt opgemaakt na de selectie.

Solliciteren? Vul je online-cv in en raadpleeg het volledige vacaturebericht om over alle nodige informatie te beschikken en je zo goed mogelijk voor te bereiden.

Je kan solliciteren tot en met 17/11/2025.

Via je online account kan je solliciteren  voor  deze  bevordering.  Wij bezorgen een lijst van  ingeschreven kandidaten aan je personeelsdienst. Je personeelsdienst verifieert de deelnemingsvoorwaarden. Als je voldoet aan de deelnemingsvoorwaarden, word je toegelaten tot de selectieprocedure.  Indien je nog geen online account hebt, kan je dit aanmaken voor de uiterste inschrijvingsdatum.

Bezorg de nodige bewijzen dat je voldoet aan de deelnemingsvoorwaarden (zie “deelnemingsvoorwaarden”) aan jouw personeelsdienst (indien zij daar nog niet over beschikken) zodat zij deze kunnen verifiëren.

OPGELET: De buiten de vastgestelde termijn ingediende sollicitaties zullen worden geweigerd (zie uiterste inschrijvingsdatum). 

Diploma en/of benoemingsbesluit opladen 
Je kan je diploma en/of benoemingsbesluit in je online-cv opladen (vóór de uiterste inschrijvingsdatum) in PDF, DOC, DOCX, JPG of TIF-formaat. Het bestand mag niet groter zijn dan 8 MB. Lukt het niet om het diploma op te laden, dan mag je een kopie opsturen naar de contactpersoon selectieprocedure (zie 'Contactpersonen’). Vermeld je rijksregisternummer, naam, voornaam en de procedurecode van de job. 

Testen en resultaten

Alle informatie over het concrete verloop van de procedure, je resultaten en de volgende stappen vind je terug in je online account.

Je online account is de enige plaats waar deze informatie volledig betrouwbaar gecentraliseerd wordt. Check je online account dus regelmatig om alle belangrijke informatie over je sollicitaties te vinden.

Feedback over jouw resultaten?

Na elke screeningsstap kan je een motivering van jouw resultaten bekomen. Voor sommige testen verschijnt dit automatisch in je online account, voor andere kan je het aanvragen via de contactpersoon voor de procedure.

Vragen rond de testen en scoring?

Op onze website kan je terecht voor meer info over het verloop van de testen en over hoe je je kan voorbereiden.

Je vindt er ook meer uitleg over de scoring van onze testen.

Niet tevreden over de selectieprocedure?

Dien hier jouw klacht in.