Administratief assistent(e) HR (m/v/x)

Heb je interesse in HR-processen zoals rekrutering, selectie en competentiebeheer? Werk je graag met mensen en ben je resultaatsgericht? Dan ben jij de persoon die we zoeken!

Als HR-medewerker zal je instaan voor de ontwikkeling, de uitvoering en het beheer van HR-processen en instrumenten. Je zorgt voor de administratieve opvolging van de brede waaier aan HR-gerelateerde topics voor alle ICT-medewerkers in hun verschillende statuten (ambtenaar, egov of consultant) ten einde de reglementaire en menselijke dienstverlening rond alle ICT-medewerkers correct en efficiënt te laten verlopen.

Resultaatgebieden:

• Je springt correct om met de HR structuur en processen
• Je ondersteunt in de administratieve opvolging van de personeelsplanning
• Je ondersteunt de HR Business Partner bij aanwervingen
  • Employer branding voor ICT- profielen zowel intern als extern de organisatie (beurzen, stages, contacten met opleidingsinstellingen, ...)
  • Bekendmaking van de vacatures per werknemersgroep
  • Administratieve opvolging binnen het volledige proces
  • Contacten onderhouden met de verschillende partijen
• Je draagt de administratieve verantwoordelijkheid voor de ontwikkeling van de medewerkers
  • Opvolging van de introductie en onboarding van starters
  • Evaluatiess inplannen
  • Opleidingen opvolgen
• Je biedt ondersteuning op vlak van welzijn, retentie, pensionering, ...
• Je biedt ondersteuning bij HR projecten
• Je rapporteert aan de HR Business Partner

Op het moment van indiensttreding zal een uittreksel uit het strafregister worden opgevraagd van maximum 6 maanden oud dat zal toestaan om te evalueren of uw gedrag in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking.

Contactpersoon

Cindy Petitjean, HRBP
​​+32 2 501 82 57​ ​​
cindy.petitjean@diplobel.fed.be​ 

Er is 1 vacante plaats als Administratief assistent(e) HR bij de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking. 

De FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking behartigt, verdedigt en bevordert de belangen van België en van de Belgen in het buitenland en stimuleert de coherentie van het buitenlands optreden van België als federaal land. De FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking streeft naar een veilige, rechtvaardige en voorspoedige wereld. 

De Directie

De Directie-Generaal ICT staat in voor alles wat betrekking heeft op de informatica- en telecommunicatie ondersteuning van de FOD Buitenlandse Zaken. Dit omvat het ter beschikking stellen en moderniseren van de ICT-infrastructuur, maar ook van de telecommunicatieapparatuur en alles wat nodig is om het informaticamateriaal in lokale en wereldwijde netwerken met elkaar te laten communiceren. 

Verder stelt ICT de nodige computerprogramma's ter beschikking voor de ondersteuning van verschillende werkprocessen, organiseert het de hulp aan de gebruiker via een Servicedesk en is het verantwoordelijk voor de veiligheid van ICT-systemen en -toepassingen. 

Wij hebben de laatste jaren geïnvesteerd in een zeer ambitieus plan om het uitgebreide IT-netwerk performanter en veiliger te maken op basis van de modernste technologieën. 

De Directie-Generaal ICT telt momenteel ongeveer 250 medewerkers. 

https://diplomatie.belgium.be/nl/werken-voor-fod-buitenlandse-zaken

Niveau: C

Taal: NL

Deelnemingsvoorwaarden

Je voldoet aan de voorwaarden van een startbaanovereenkomst (je bent jonger dan 26 jaar).

Je beschikt over een hoger secundair onderwijsdiploma.

• Getuigschrift uitgereikt na het slagen "met vrucht" van een zesde leerjaar van het secundair onderwijs met volledig leerplan (algemeen, technisch, beroepssecundair onderwijs, duaal leren, buitengewoon onderwijs)
• Getuigschrift van hoger secundair onderwijs (algemeen, technisch, beroepssecundair onderwijs, duaal leren, buitengewoon onderwijs) of bekwaamheidsdiploma dat toegang verleent tot het hoger onderwijs
• Diploma uitgereikt na het slagen voor het examen bedoeld in art. 5 van de wetten op het toekennen van de academische graden
• Diploma of getuigschrift van het hoger secundair onderwijs voor sociale promotie, afgeleverd na een cyclus van tenminste zevenhonderd vijftig lestijden.
• Beroepscertificeringen van niveau 3 of 4 van de Vlaamse Kwalificatiestructuur (VKS, CFC of KDG)

Competenties

Wij zoeken iemand met de volgende competenties: 

Generieke competenties

• Je creëert en bevordert de groepsgeest door meningen en ideeën te delen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega's.
• Je bent in staat interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier te begeleiden, hen een persoonlijke dienstverlening te leveren en constructieve contacten te onderhouden.
• Je handelt integer in overeenstemming met de verwachtingen van de organisatie, respecteert vertrouwelijkheid, komt verbintenissen na en vermijdt elke vorm van partijdigheid.
• Je beschikt over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en neemt verantwoordelijkheid voor de correctheid van ondernomen acties.

Technische competenties

• Je beschikt over goede mondelinge communicatievaardigheden.
• Je beschikt over goede schriftelijke communicatievaardigheden.

Een goede motivatie is ook belangrijk.

Troeven

De volgende vaardigheden zijn voor ons een troef:

• Je hebt interesse in de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking, haar missies en haar taken. 
• Je kan vlot werken met MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook,…).
• Je zal werken in een meertalige omgeving. Een goede kennis van het Frans en het Engels is dan ook een troef.
• Een eerste ervaring in een administratieve/HR functie is een troef.

Je wordt aangeworven als Administratief assistent (niveau C) met de bijhorende weddeschaal C1.

Minimumaanvangswedde: 29.117,53 EUR (bruto jaarsalaris, reeds aangepast aan de huidige index, reglementaire toeslagen niet inbegrepen). 

Via de salarissimulator kan je je bruto- en nettoloon berekenen door een aantal vragen te beantwoorden. 

Voordelen

Wij bieden jou een bruisende werkomgeving in hartje Brussel en een waaier aan interessante extra’s: 

• Goede balans tussen werk en privé
  • glijdende werkuren in een 38-uren week
  • mogelijkheid om eventuele overuren in recup op te nemen
  • mogelijkheid tot telewerk
  • 26 dagen verlof en vrij tussen Kerst en Nieuwjaar
  • kinderdagverblijf
  • gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer

• Talrijke ontwikkelingsmogelijkheden
  • uitgebreid opleidings- en leeraanbod (te volgen tijdens de werkuren)
  • uitgebreide loopbaankansen

• Financiële voordelen
  • mogelijkheid tot het krijgen van een tweetaligheidspremie
  • maaltijdcheques
  • voordelige hospitalisatieverzekering
  • gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
  • mogelijkheid om een fietsvergoeding te krijgen
  • mogelijkheid tot het krijgen van een telewerkpremie
  • voordelen en interessante aanbiedingen via Benefits@Work
  • allerlei sociale voordelen
  • beschikken over laptop
  • bedrijfsrestaurant tegen democratische prijzen.
• Daarnaast zijn er nog enkele andere specifieke voordelen/activiteiten:  
  • sinterklaasgeschenk voor kinderen tussen 0 en 13 jaar
  • geboortegeschenk
  • de mogelijkheid om gratis eerstelijnsadvies in te winnen bij een advocaat
  • een financiële tegemoetkoming in opvang en stages tijdens krokus-, paas-, zomer- en herfstvakantie
  • jaarlijkse teambuildingactiviteit
  • toegang tot een sportzaal met fitnesstoestellen
  • toegang tot een ontspanningsruimte met leeshoek, pingpongtafel en tafelvoetbal
  • toegang tot een “zen ruimte” met 2 massagezetels.

Ontdek alle informatie (extra premies en toelagen, ...) en voordelen over werken bij de federale overheid op de website van BOSA.

Indien we je kandidatuur weerhouden, zullen we je uitnodigen voor een interview. Voorafgaand aan het interview vindt er een korte schrijfopdracht plaats.

Het interview evalueert of je over de hierboven vermelde competenties beschikt.

Daarnaast polsen we ook naar je motivatie en je voeling met het werkterrein. 

Stel je kandidaat door voor 31 augustus 2024 te solliciteren via ons online platform SuccessFactors.

Toon aan de hand van extracurriculum activiteiten, academische keuzes enz. aan waarom jij een geschikte kandidaat bent voor deze functie. Beperk je hiervoor tot maximum één A4 blad. Gelieve je cv en je motivatiebrief toe te voegen aan je sollicitatie.

https://career2.successfactors.eu/sfcareer/jobreqcareer?jobId=4481&company=fodbuitenl

De federale overheid voert een actief diversiteitsbeleid en waakt over gelijke kansen, een gelijke behandeling en een gelijke toegang tot de selecties voor al wie solliciteert.
De selectieverantwoordelijken zijn opgeleid op het gebied van diversiteit en gelijke kansen. Ze zorgen voor een objectieve selectieprocedure waarbij enkel je competenties gemeten worden via neutrale tools en instrumenten. Je gelaatskleur, geslacht, leeftijd of handicap, …, spelen geen rol bij het meten van je competenties.

Sommige woorden in de jobomschrijvingen staan in de mannelijke vorm voor een betere leesbaarheid. Alle jobs zijn echter zowel voor vrouwen als voor mannen.