Administratief deskundige opleidingen/multimedia (m/v/x)

Het Instituut voor gerechtelijke opleiding zal overgaan tot de aanwerving van een administratief deskundige opleidingen/multimedia (m/v/x-niveau B).

De geselecteerde kandidaat zal aangeworven worden ofwel op basis van  een  terbeschikkingstelling in het kader van de wet van 31 januari 2007 (1) indien het gaat om een vastbenoemd personeelslid, ofwel met een contract van bepaalde duur van 1 jaar. Het betreft dus een tijdelijke functie met een duurtijd van 1 jaar.

(1) Wet van 31 januari 2007 inzake de gerechtelijke opleiding en kennisbeheer en tot oprichting van het Instituut voor gerechtelijke opleiding.

1. I.                 WAARUIT BESTAAT DE FUNCTIE?

 De administratief deskundige opleidingen/multimedia (m/v/x – niveau B) is werkzaam in een duale omgeving.

1) Als administratief deskundige opleidingen bied je administratieve en organisatorische ondersteuning (ca. 50% van de arbeidstijd) in een specifiek opleidingsdomein*:

• Je werkt mee aan de ontwikkeling van nieuwe opleidingsinstrumenten in een digitale omgeving;
• Je coördineert verschillende administratieve acties: vergaderingen, opleidingen, infosessies organiseren, voorbereiden en opvolgen;
• Je handelt als tussenpersoon tussen de hiërarchische verantwoordelijke en de externe partners en/of interne partners;
• Je staat in voor het kennismanagement van opleidingsdomeinen;
• Je verwerkt opleidingsdossiers en controleert de conformiteit van de gegevens om een beslissing te nemen rekening houdende met de geldende reglementering en onderneemt de gewenste acties;
• Je kunt autonoom beslissen over het oplossen van de dagelijkse problemen die gepaard gaan met het opvolgen van de administratie van de dienst of van de directie en kunt vastgelegde regels respecteren;
• Je bewaakt kwaliteitsdoelstellingen.

2) Als administratief deskundige multimedia (ca. 50% van de arbeidstijd) ondersteun je de activiteiten van het opleidingsteam in nauwe samenwerking met het ICT-team*:

• Nadenken over multimediaoplossingen die kunnen bijdragen tot de verbetering van de bestaande opleidingen die door het Instituut voor gerechtelijke opleiding worden aangeboden;
• Het beantwoorden van de verzoeken van de Attachés / Sprekers naar gelang de beschikbare middelen (tijd, materiaal, personeel). Zo nodig een alternatief voorstellen dat gedeeltelijk aan de basisdoelstelling beantwoordt;
• Opstellen van ondersteunende documenten, notulen van vergaderingen met partners, presentaties, en het bijhouden van een up-to-date schema van activiteiten en materialen;
• Controle van de reservering van zalen, de beschikbaarheid van de nodige hulpmiddelen (camera, computer, materiaal voor webinars, multimediamateriaal);
• Regelmatig testen van de multimedia-apparatuur om na te gaan of deze naar behoren functioneert. Desgevallend de nodige stappen ondernemen om ervoor te zorgen dat deze worden hersteld of vervangen;
• Toezicht houden op inschrijvingen en statistieken van deelnemers aan opleidingen met een multimediale dimensie. De nodige maatregelen nemen om eventuele technische problemen van gebruikers te verhelpen;
• Samen met het team logistiek de verplaatsing van materiaal voor residentiële sessies buiten het IGO coördineren, binnen het strikte kader van de verplaatsingsovereenkomst. Begeleidt het materiaal zo nodig van en naar de opleidingslocatie (blijf zo nodig op de opleidingslocatie) om de integriteit van de handeling ter plaatse te waarborgen;
• In het bestek de zoekcriteria voor externe plaatsen voor seminaries die door de deskundige logistiek worden beheerd, kunnen aanvullen. Ter plaatse gaan om de voorgestelde locaties te bezoeken en te controleren of aan alle criteria wordt voldaan;
• Zorgen voor schriftelijk/telefonisch contact met organisatoren van opleidingen, opleiders en deelnemers;
• Waar nodig opleidingen voorzien voor de betrokken personen m.b.t. multimedia (bv. deelnemers in het gebruik van het webinar- of Moodle-platform, sprekers in het webinar-hulpmiddel of de oefening van het opgenomen worden op camera);
• Sprekers coachen over een meer interactieve aanpak van hun opleidingsinhoud in een webinar of video-opname;
• Op de hoogte blijven van de technische ontwikkelingen op multimediagebied en zo nodig opleidingen volgen om het aanbod binnen het Instituut voor gerechtelijke opleiding te verbeteren;
• Het plaatsen van overheidsopdrachten in verband met de hardware- en softwarevereisten voor de uitvoering van het betrokken multimediaproject.

* Gelet op het evolutief karakter van het IGO, kunnen deze taken onderhevig zijn aan kleine wijzigingen.

WIE ZIJN WIJ?

Het Instituut voor gerechtelijke opleiding is een onafhankelijk federaal orgaan dat bijdraagt tot een kwaliteitsjustitie door op een optimale wijze de professionele competenties van magistraten en leden van de rechtelijke orde te ontwikkelen in een Europese dimensie.

U belandt in een dynamisch en multidisciplinair team in uitbouw , waar u zich steeds verder kan bekwamen in de vereisten van deze functie, maar ook snel sterke resultaten neerzet voor onze interne en externe klanten.

De plaats van tewerkstelling is Brussel.

https://igo-ifj.be/nl

WIE BEN JIJ?

De volgende competenties zijn belangrijk:

• een goede kennis hebben van computerhulpmiddelen voor administratief beheer, zoals tekstverwerking, Excel, Powerpoint en databases;
• goede kennis van multimedia-instrumenten (hardware en software) voor video, geluid, graphics en webinars;
• goede synthesevaardigheden;
• beschikken over vaardigheden inzake projectbeheer;
• nauwkeurig en georganiseerd zijn;
• neemt initiatief;
• creatief en vindingrijk zijn, in staat zijn om “out of the box” te denken;
• goede mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden en een goede spelling;
• zelfstandig zijn en het vermogen hebben om in teamverband te werken en doeltreffend werk te leveren;
• kennis van de organisatie en de werking van de rechterlijke Orde;
• klant- en oplossingsgericht zijn;
• stressbestendig zijn;
• flexibel zijn;
• goede talenkennis (Nederlands en Frans);
• kennis van het Engels is een belangrijke troef.

Pluspunten:

• werkervaring in een gelijkaardige functie;
• basiskennis van de organisatie en werking van het gerechtelijke organisatie.

TOELATINGSVEREISTEN

1) burger van de Europese Unie zijn;

2) van onberispelijk gedrag zijn;

3) de burgerlijke en politieke rechten genieten;

4) vereist diploma: houder van een diploma van hoger onderwijs – korte type (graduaat/bachelor).

 Vereiste ervaring: beschikken over een voor de functie nuttige ervaring.

Het ter beschikking gesteld personeelslid behoudt zijn eigen statuut, wedde en voordelen. Het personeelslid dat wordt aangeworven onder arbeidsovereenkomst geniet van de weddeschaal van administratief deskundige (B1) zoals bepaald in het statuut van het administratief personeel van het Instituut voor gerechtelijke opleiding, met inachtneming van zijn/haar geldelijke anciënniteit. De jaarlijkse brutowedde voor een administratief deskundige met 0 jaar anciënniteit bedraagt momenteel €41.812,67 (of 20.095,48 € (100 %) vermenigvuldigd met de huidige index 2,0807).

De werknemer profiteert ook van de volgende voordelen:

 - de mogelijkheid om een tweetaligheidstoelage te bekomen;

- minimaal 26 verlofdagen en 10 compensatiedagen per jaar (bij een fulltime tewerkstelling);

- mogelijkheid tot telewerk ;

- kantoor is gesloten tussen kerst en nieuwjaar;

- goede bereikbaarheid met het openbaar vervoer;

- gratis openbaar vervoer van en naar het werk;

 - maaltijdcheques ;

- hospitalisatieverzekering;

- veel mogelijkheden tot opleiding en zelfontwikkeling.

De aanwerving gebeurt op basis van het slagen in een selectietest die bestaat in een interview door de directie van het Instituut. Indien de directie het nodig acht, kan de selectietest uit meerdere interviews bestaan.

Tijdens het interview wordt geëvalueerd of het profiel van de kandidaat overeenstemt met de functievereisten en wordt ook zijn motivatie en interesse voor het algemeen werkkader getoetst.

Voorafgaand aan het sollicitatiegesprek kan de directie een preselectie maken van de ingezonden kandidaturen.

De kandidaten dienen hun gemotiveerde sollicitatiebrief, vergezeld van een kopie van het vereiste diploma en een curriculum vitae (in PDF versie), tegen uiterlijk 25 november 2024, te richten aan de directeur van het Instituut voor gerechtelijke opleiding per mail via : HR@igo-ifj.be. 

Onvolledige kandidaturen of kandidaturen die worden ontvangen na het vervallen van deze termijn zullen niet worden geaccepteerd.

Uw gegevens zullen worden bewaard in onze wervingsreserve en dit voor een periode van 2 jaar te rekenen vanaf de datum van het proces- verbaal van afsluiting van de selectie, indien u daaromtrent uw uitdrukkelijke toestemming verleent. In de wervingsreserve rangschik- ken we de geslaagde kandidaten volgens de behaalde punten in de selectie. Bij een nieuwe vacature contacteren we de kandidaten in deze volgorde.

https://www.igo-ifj.be/nl/content/vacatures