ADMINISTRATIEVE MEDEWERKER (m/v/x)

De administratieve medewerker wordt ingeschakeld ter ondersteuning van de verantwoordelijken in één of meerdere domeinen binnen de directie strategische ondersteuning van het DG EPI. De administratief medewerker werkt intensief samen met de verantwoordelijke collega’s, andere diensten van het DG EPI en de FOD Justitie en de beleidscel, om een vlotte samenwerking en communicatie tussen de verschillende actoren te verzekeren.

• Je zorgt voor een onberispelijke administratieve opvolging van de verschillende domeinen binnen de Directie strategische ondersteuning van het DG EPI: opvolgen van de verschillende projecten, opvolgen van de parlementaire vragen, opvolgen van de lopende projecten, opmaken van verslagen, bijdragen aan evaluatierapporten, opmaken van dossiers voor andere diensten,…
• Je bent contactpersoon voor de collega’s van binnen en buiten de dienst die vragen hebben over een bepaald domein van de directie strategische ondersteuning.
• Je organiseert vergaderingen en overlegmomenten: beheren van de agenda’s, opmaken agenda, verspreiden voorbereidende documenten, boeken van zalen,…
• Je beheert het archief van o.a. de lopende en afgesloten projecten, lopende en afgesloten parlementaire vragen, vergaderingen,… Hierdoor kan je snel een antwoord geven op vragen.
• Je zet een structuur voor documentatiebeheer op en je bent verantwoordelijk voor de verdere uitrol en beheer ervan.
• Je beheert mailboxen, en zorgt voor een tijdig en klantvriendelijk antwoord op basis van input van de experten.
• Je respecteert deadlines en gaat pro-actief te werk om ervoor te zorgen dat de gewenste resultaten tijdig behaald worden.

Er is 1 vacante betrekking binnen de Directie strategische ondersteuning van het DG EPI.

Missie

Ondersteunen, informeren en begeleiden van het management bij het uitvoeren van hun missie:

• de DG en het management ondersteunen bij het uitvoeren van de strategie van de FOD, de ontwikkeling van het penitentiair beleid en het projectbeheer;
• adviseren, helpen, begeleiden en ondersteunen van het management en/of het terrein bij de werkprocessen;
• adviseren en ondersteunen van het management bij de implementatie van een intern controle- en risicobeheer-systeem;
• de ontwikkeling, het opstellen en verspreiden van de strategische en operationele communicatie;
• de research en development van het penitentiair beleid, met inbegrip van de (strategische) ondersteuning van het opleidingsbeleid voor de personeelsleden van het gevangeniswezen, overeenkomstig de bepalingen van de Wet met betrekking tot de organisatie van de penitentiaire diensten en het statuut van het penitentiair personeel.

Taken

• de opvolging van projecten, ondersteuning en beheer van procesmanagement en de coördinatie rond interne controle;
• de strategische en operationele interne communicatie;
• het beheer van parlementaire vragen en klachtenbeheer op centraal niveau;
• de coördinatie van de implementatie van de GDPR.

De FOD Justitie biedt zijn 23 000 medewerkers een aangename werkomgeving en een bedrijfscultuur die gericht is op de burger maar ook op de eigen medewerkers. Samen zetten we ons elke dag in voor een rechtvaardige samenleving.

De verscheidenheid aan jobs, de uitdagingen en de talrijke loopbaanperspectieven dragen bij tot het welzijn van onze medewerkers. Onze organisatie legt de nadruk op kennis uitwisselen, talenten ontwikkelen en ideeën verzilveren, om samen onze doelstellingen te bereiken.

Maatschappelijk engagement is voor ons belangrijk. De FOD Justitie wil een open en moderne organisatie zijn die meegaat met zijn tijd en inspeelt op veranderingen in de maatschappij.

Leeftijd:

Deze functie is toegankelijk via een startbaanovereenkomst. Een startbaanovereenkomst (of rosettacontract) is een contract van bepaalde duur dat aan jongeren van minder dan 26 jaar de mogelijkheid biedt om professionele ervaring op te doen.

Vereist diploma op de uiterste inschrijvingsdatum:

• Diploma van het hoger onderwijs van het korte type (basisopleiding van één cyclus, bv: graduaat, professionele bachelor) met volledig leerplan of voor sociale promotie.
• Diploma van kandidaat/academische bachelor uitgereikt na een cyclus van tenminste twee jaar studie.                              

Gedragsgerichte competenties:

• Je neemt beslissingen op basis van (on)volledige informatie en onderneemt doelgericht acties om de beslissingen uit te voeren.
• Je begeleidt interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier, levert hen een persoonlijke dienstverlening en onderhoudt constructieve contacten.
• Je beschikt over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en de verantwoordelijkheid op te nemen voor de correctheid van ondernomen acties.

Een goede motivatie is eveneens belangrijk.

Opgelet! Jouw motivatie wordt als erg belangrijk voor de job beschouwd en weegt harder door in de eindscore (x2).

Pluspunten

• Je hebt ervaring met administratief beheer.
• Je hebt een goede kennis van de gebruikelijke informaticatoepassingen.
• Aangezien je in een tweetalige werkomgeving terecht komt is de kennis van de tweede landstaal een troef.

Je wordt aangeworven via een contract van bepaalde duur (startbaanovereenkomst) van 6 maanden met de bijhorende weddeschaal B1. 

Voordelen:

• uitgebreid opleidingsaanbod
• gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer (gratis)
• Fed+-kaart: interessante aanbiedingen en voordelen
• bedrijfsrestaurant
• 26 dagen verlof (3 extra feestdagen en 2 brugdagen)
• Verlof tussen Kerst en nieuwjaar
• fietsvergoeding
• allerlei sociale voordelen 

Ontdek alle informatie (salaris, extra premies en toelagen, ...) en voordelen over werken bij de federale overheid op Werken bij de overheid | BOSA (belgium.be), het portaal van het federale personeel.

Een eerste screening gebeurt op basis van je cv en je motivatiebrief. Kandidaten waarvan het profiel het meest aansluit bij de functie worden uitgenodigd voor een interview.

Je wordt enkel toegelaten tot de selectie als je het vereiste diploma hebt en voldoet aan de voorwaarden voor een startbaanovereenkomst (jonger dan 26 jaar). 

Interview (ongeveer 50 min):

Er worden interviews georganiseerd, vanaf het moment dat er geschikte kandidaturen zijn. 

Het interview evalueert of je competenties (zie rubriek ‘Competenties’) overeenkomen met de jobvereisten. Er worden ook vragen gesteld over je motivatie, je interesse en je voeling met het werkterrein.

Je CV wordt gebruikt als bijkomende informatie voor het interview.

Je bent geslaagd als je het vereiste niveau behaalt. 

De procedure wordt afgesloten van zodra de geschikte kandidaat is gevonden.

Lijkt deze functie iets voor jou?

Zend dan je CV en motivatiebrief naar Elly.Servranckx@just.fgov.be

Vermeld “projectmedewerker” in het onderwerp van je mail.

Zorg dat jouw kandidatuur volgende punten bevat:

• je CV en motivatiebrief 
• je geboortedatum
• de correcte vermelding in het onderwerp
• de juiste contactpersoon

Indien jouw kandidatuur niet volledig is, wordt deze niet weerhouden.