Dossierbeheerder Evenementen Egmontpaleis - (Niv. B - Startbaanovereenkomst) (m/v/x)

Ben je een teamspeler met een praktische instelling, flexibel en houd je van afwisselende werkdagen? Dan ben jij misschien de persoon om het team te versterken dat de evenementen organiseert in het Egmontpaleis en in het Conferentiecentrum.

We zoeken een polyvalente collega voor de Directie P2 (Beheer evenementen en Egmontpaleis) met een organisatorisch en praktisch talent, die graag uitdagingen aangaat en concrete oplossingen aanreikt. Je haalt voldoening uit efficiënt samenwerken om tot succesvolle evenementen te komen.

Je zal instaan voor de volgende taken:

• Je coördineert en organiseert evenementen die plaatsvinden in het Egmontpaleis en in de zalen van het Conferentiecentrum. Daarbij zorg je voor een optimale uitvoering van elk evenement en bewaak je een professioneel en kwalitatief imago.
• Je bouwt een netwerk uit en onderhoudt contacten met alle betrokken partners (veiligheidsdiensten, catering, logistiek, enz.) zodat je de organisatie van de evenementen efficiënt en vlot kan aansturen.
• Je stelt alle noodzakelijke documenten op en beheert deze ter ondersteuning van de organisatie, zoals het stappenplan, het veiligheidsdispositief, tafelplannen, naamkaarten en signalisatie. Je stemt deze documenten nauwgezet af met alle betrokken actoren (organisatoren, veiligheidsdiensten, catering, logistiek team, enz.).
• Je ondersteunt interne klanten (FOD Buitenlandse Zaken) en externe klanten (overheden, organisaties en bedrijven) op een transparante, duidelijke en objectieve manier. Je biedt hen een dienstverlening op maat en onderhoudt constructieve en professionele contacten.
• Je bent beschikbaar om snel in te spelen op uiteenlopende verzoeken van interne en externe klanten, ook wanneer deze zich voordoen buiten de standaard werktijd.

Belangrijke info

Op het moment van indiensttreding zal een uittreksel uit het strafregister worden opgevraagd van maximum 6 maanden oud dat zal toestaan om te evalueren of jouw gedrag in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking.

Om de functie te kunnen uitoefenen dien je daarenboven te beschikken over een veiligheidsmachtiging op niveau GEHEIM of bereid zijn het onderwerp uit te maken van een veiligheidsonderzoek op dit niveau (wet van 11 december 1998 betreffende de classificatie en de veiligheidsmachtigingen, veiligheidsattesten en veiligheidsadviezen). Het bekomen van deze machtiging is noodzakelijk om de functie te mogen uitoefenen.

Bijkomend zal je eveneens onderworpen worden aan een veiligheidsverificatie, vóór indiensttreding (wet van 11 december 1998 betreffende de classificatie en de veiligheidsmachtigingen, veiligheidsattesten en veiligheidsadviezen). Een positief veiligheidsadvies is noodzakelijk om de functie te mogen uitoefenen. Het weigeren van dit onderzoek of een negatief veiligheidsadvies zal leiden tot het beëindigen van de wervingsprocedure.

Er is 1 vacante plaats als Dossierbeheerder bij de Directie Beheer van evenementen en Egmontpaleis (P2) - Directie Protocol (P) van de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking (Karmelietenstraat 15, 1000 Brussel).

De Directie  P2 "Beheer van evenementen en Egmontpaleis"  beheert het Egmontpaleis en de evenementen die worden georganiseerd in zijn conferentiecentrum en in de diplomatieke salons. Ze is verantwoordelijk voor het facility management (logistiek en onderhoud) evenals voor de planning en coördinatie van evenementen, waaronder conferenties, vergaderingen, bilaterale ontmoetingen, politieke consultaties, lunches, diners en officiële recepties.

De Directie Protocol beheert de voorrechten en immuniteiten van de internationale diplomatieke gemeenschap in België, de officiële bezoeken van buitenlandse hoogwaardigheidsbekleders, het Egmontpaleis en zijn conferentiecentrum, en de adellijke gunsten en eervolle onderscheidingen.

De Directie Protocol bestaat uit een dienst Coördinatie en Algemeen Beheer (P0.0), belast met een aantal horizontale administratieve en logistieke dossiers, en vier directies (P1, P2, P3 en P4):

• De Directie P1, "Privileges en immuniteiten", is verantwoordelijk voor de opvolging van de officiële betrekkingen tussen de buitenlandse diplomatieke missies in België en de Belgische Staat en waakt over de toepassing van het Verdrag van Wenen inzake diplomatiek verkeer (1961) en het Verdrag van Wenen inzake consulaire betrekkingen (1963), evenals van de Zetelakkoorden afgesloten tussen België en de internationale organisaties die er gevestigd zijn of er een verbindingsbureau hebben.
• De Directie P2, "Beheer evenementen en Egmontpaleis", beheert het Egmontpaleis en de evenementen die worden georganiseerd in zijn conferentiecentrum en in de diplomatieke salons. Ze is verantwoordelijk voor het facility management (logistiek en onderhoud) evenals voor de planning en coördinatie van evenementen, waaronder conferenties, vergaderingen, bilaterale ontmoetingen, politieke consultaties, lunches, diners en officiële recepties.
• De Directie P3, "Adel en Ridderorden", is belast met het verlenen en de erkenning van de adellijke gunsten en de eervolle onderscheidingen in de nationale orden.
• De Directie P4, "Bezoeken en plechtigheden", beheert staatsbezoeken, officiële bezoeken en werkbezoeken. In dit kader staat zij ook in voor de toegang tot de VIP-lounge, vrijstelling van controle, filtrage, luchthavenbadges en parking CD. Bovendien beheert ze de officiële ceremonies in België, zoals de nationale feestdag en herdenkingsplechtigheden.

De FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking behartigt, verdedigt en bevordert de belangen van België en van de Belgen in het buitenland en stimuleert de coherentie van het buitenlands optreden van België als federaal land. De FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en OS streeft naar een veilige, rechtvaardige en voorspoedige wereld.

https://diplomatie.belgium.be/nl

Niveau: B 

Taal: Nederlands

Deelnemingsvoorwaarden:

• Je voldoet aan de voorwaarden van een startbaanovereenkomst:
  • Meer info over de voorwaarden van een startbaanovereenkomst: De startbaanovereenkomst | Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid - Arbeid en Sociaal Overleg 
    Gezien de aard van het contract mag je niet ouder zijn dan 26 jaar. 
    Opgelet! De SBO duurt zolang de tewerkstelling van de jongere bij de werkgever duurt, tot - ten laatste - het einde van het kwartaal waarin de jongere 26 jaar wordt.
     
• Je beschikt over het vereiste diploma op de uiterste sollicitatiedatum:
  • Diploma van het hoger onderwijs van het korte type (basisopleiding van één cyclus, bv: graduaat, professionele bachelor) met volledig leerplan of voor sociale promotie.
  • Diploma van kandidaat/academische bachelor uitgereikt na een cyclus van tenminste twee jaar studie.
  • Getuigschrift na het slagen voor de eerste twee studiejaren van de Koninklijke Militaire School.
  • Diploma van zeevaartonderwijs van de hogere cyclus of van hoger kunst- of technisch onderwijs van de 3de, 2de of 1ste graad met volledig leerplan.
  • Diploma van meetkundig schatter van onroerende goederen, van mijnmeter of van technisch ingenieur.​
  • Diploma van Bachelor Na Bachelor van tenminste 60 studiepunten uitgereikt door een universiteit of een hogeschool.
  • Diploma van Graduaatsopleiding van het Hoger Beroepsonderwijs  van niveau 5 (afgekort HBO5) van tenminste 120 studiepunten uitgereikt door het Vlaamse Gemeenschap.

Ervaring: 

Volgende ervaring is voor ons een troef:

• Je hebt ervaring met de organisatie van evenementen/activiteiten of met logistiek beheer.
• Je hebt ervaring met regelmatig klantencontact en administratieve handelingen.

Voorziene indiensttredingsdatum

• Zo vlug mogelijk na het bekomen van een positief veiligheidsadvies.

Competenties en troeven

Competenties

Wij zijn op zoek naar iemand die de volgende competenties bezit:

• Creatief denken: Op zoek gaan naar inspiratie, tot ongebruikelijke ideeën komen en innovatieve oplossingen voorstellen.
  •  Nieuwsgierigheid tonen en nieuwe praktijken voorstellen

• Samenwerken:  In team werken, professionele relaties opbouwen en kennis delen om de gezamenlijke doelen te bereiken.
  • Actief samenwerken

• Resultaatgericht zijn: Beslissingen nemen en acties uitvoeren om resultaten te behalen en er de verantwoordelijkheid voor nemen.
  • Acties ondernemen en plannen

• Wendbaar zijn: Je open en flexibel opstellen en je aanpassen in een professionele context die snel evolueert.
  • Je aanpassen aan verandering

Troeven

De volgende vaardigheden zijn voor ons een troef:

• Je hebt interesse in de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking, haar missies en haar taken.  
• Je hebt interesse in het Egmontpaleis en in de organisatie van kwalitatieve evenementen.
• Je kan vlot werken met MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook,…).
• Je zal werken in een meertalige omgeving. Een goede kennis van het Frans en het Engels, zowel actief als passief, is dan ook een pluspunt.
• Je beschikt over goede mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden.
• Je werkt minutieus en je bent erg punctueel.
• Je bent een stressbestendige teamspeler.
• Je bent bereid uren te presteren buiten de standaard werktijd (indien een evenement het vereist).

Een goede motivatie wordt als erg belangrijk voor de job beschouwd

Je krijgt een startbaanovereenkomst aangeboden als Dossierbeheerder in de graad van niveau B met de bijhorende weddenschaal B1.

Minimum aanvangswedde: € 35.663,13 (bruto jaarsalaris, reeds aangepast aan de huidige index, reglementaire toelagen niet inbegrepen).

Meer info over de voorwaarden van een startbaanovereenkomst: De startbaanovereenkomst | Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid - Arbeid en Sociaal Overleg 
Gezien de aard van het contract  mag je niet ouder zijn dan 26 jaar. 
Opgelet! De SBO duurt zolang de tewerkstelling van de jongere bij de werkgever duurt, tot - ten laatste - het einde van het kwartaal waarin de jongere 26 jaar wordt. 

Via de salarissimulator kan je je bruto- en nettoloon berekenen door een aantal vragen te beantwoorden.  

Standplaats

1000 Brussel 

Voordelen

Wij bieden jou een bruisende werkomgeving in hartje Brussel en een waaier aan interessante extra’s:  

• Goede balans tussen werk en privé
  • glijdende werkuren in een 38-uren week 
  • mogelijkheid om eventuele overuren in recup op te nemen 
  • mogelijkheid tot telewerk 
  • 26 dagen verlof en vrij tussen Kerst en Nieuwjaar 
  • kinderdagverblijf 
  • gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer 

• Talrijke ontwikkelingsmogelijkheden 
  • uitgebreid opleidings- en leeraanbod (te volgen tijdens de werkuren) 
  • uitgebreide loopbaankansen  

• Financiële voordelen 
  • mogelijkheid tot het krijgen van een tweetaligheidspremie  
  • maaltijdcheques 
  • voordelige hospitalisatieverzekering 
  • gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer 
  • mogelijkheid om een fietsvergoeding te krijgen 
  • voordelen en interessante aanbiedingen via Benefits@Work  
  • allerlei sociale voordelen 
  • beschikken over een laptop 
  • bedrijfsrestaurant tegen democratische prijzen. 

• Daarnaast zijn er nog enkele andere specifieke voordelen/activiteiten   
  •  
  • sinterklaasgeschenk voor kinderen tussen 0 en 13 jaar 
  • geboortegeschenk 
  • de mogelijkheid om gratis eerstelijnsadvies in te winnen bij een advocaat 
  • een financiële tegemoetkoming in opvang en stages tijdens krokus-, paas-, zomer- en herfstvakantie 
  • jaarlijkse teambuildingactiviteit 
  • toegang tot een sportzaal met fitnesstoestellen 
  • toegang tot een ontspanningsruimte met leeshoek, pingpongtafel en tafelvoetbal 
  • toegang tot een “zen ruimte” met 2 massagezetels. 

Ontdek alle informatie (extra premies en toelagen, ...) en voordelen over werken bij de federale overheid op de website van BOSA. 

Stel je kandidaat door te solliciteren via ons online platform SuccessFactors. Dit kan t.e.m. dinsdag 17 februari 2026.

Toon aan de hand van extracurriculum activiteiten, academische keuzes enz. aan waarom jij een geschikte kandidaat bent voor deze functie. Beperk je hiervoor tot maximum één A4 blad.
Indien we je kandidatuur weerhouden, zullen we je uitnodigen voor een interview.
Het interview evalueert of je over de hierboven vermelde competenties beschikt.
Daarnaast polsen we ook naar je motivatie en je voeling met het werkterrein. 

Jouw CV en motivatiebrief in SuccessFactors worden gebruikt als bijkomende informatie voor het interview.

Het interview zal plaatsvinden op dinsdag 24 februari en/of donderdag 26 februari 2026 (onder voorbehoud) bij de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking in Brussel.

Meer informatie over de functies of de selectie? jobs@diplobel.fed.be

Meer informatie over de FOD? http://www.diplomatie.belgium.be

Stel je kandidaat door te solliciteren via ons online platform SuccessFactors. Dit kan t.e.m. dinsdag 17 februari 2026.

https://career2.successfactors.eu/sfcareer/jobreqcareer?jobId=4832&company=fodbuitenl

De federale overheid voert een actief diversiteitsbeleid en waakt over gelijke kansen, een gelijke behandeling en een gelijke toegang tot de selecties voor al wie solliciteert.
De selectieverantwoordelijken zijn opgeleid op het gebied van diversiteit en gelijke kansen. Ze zorgen voor een objectieve selectieprocedure waarbij enkel je competenties gemeten worden via neutrale tools en instrumenten. Je gelaatskleur, geslacht, leeftijd of handicap, …, spelen geen rol bij het meten van je competenties.

Sommige woorden in de jobomschrijvingen staan in de mannelijke vorm voor een betere leesbaarheid. Alle jobs zijn echter zowel voor vrouwen als voor mannen.