Administratief medewerker Verzendingsdienst (m/v/x)

Ben jij iemand die graag mensen helpt, overzicht bewaart én administratief sterk staat? Zoek je een job waarin je zowel achter de schermen als aan het loket een verschil maakt? Dan is deze functie misschien wat je zoekt. 

• Je voert administratieve taken uit volgens de geldende instructies, zowel binnen het secretariaat als aan het loket van de Verzendingsdienst.
• Je verzorgt op een professionele manier de rechtstreekse contacten met interne en externe klanten.
• Je beheert samen met je collega’s het secretariaat van de Verzendingsdienst, zodat alle taken efficiënt en in optimale omstandigheden kunnen worden uitgevoerd.
• Je staat mee in voor het dagelijks beheer van het loket van de Verzendingsdienst.
• Je behandelt opmerkingen en eenvoudige klachten en zorgt ervoor dat klanten en burgers zo snel mogelijk een passende oplossing krijgen.
• Je beheert het klassement zodat dossiers op een vlotte en efficiënte manier kunnen worden teruggevonden.
• Je codeert gegevens en voert ze nauwkeurig in automatische bestanden in, zodat ze later probleemloos kunnen worden geraadpleegd.
• Je neemt de praktische organisatie van vergaderingen, activiteiten en conferenties op, en zorgt ervoor dat deze professioneel en vlot verlopen.
• Je zorgt, samen met je collega’s, voor de ontvangst en verwerking van de binnenkomende diplomatieke tas, volledig volgens de geldende normen in ExpeditionNet

De functie is geen telewerkbare functie. Het loket van de Verzendingsdienst is doorlopend open van 8u30 tot 16u00. Er is dus een afwisselende wachtdienst. 

Toelatingsvoorwaarden
Bij indiensttreding wordt een uittreksel uit het strafregister - niet ouder dan zes maanden - gevraagd om te beoordelen of uw gedrag in overeenstemming is met de functie-eisen.

Veiligheidsverficatie
Bijkomend zal je eveneens onderworpen worden aan een veiligheidsverificatie, vóór indiensttreding (wet van 11 december 1998 betreffende de classificatie en de veiligheidsmachtigingen, veiligheidsattesten en veiligheidsadviezen). Een positief veiligheidsadvies is noodzakelijk om de functie te mogen uitoefenen. Het weigeren van dit onderzoek of een negatief veiligheidsadvies zal leiden tot het beëindigen van de wervingsprocedure.

Veiligheidsmachtiging
Om de functie te kunnen uitoefenen dien je te beschikken over een veiligheidsmachtiging op niveau GEHEIM of bereid zijn het onderwerp uit te maken van een veiligheidsonderzoek op dit niveau (Wet van 11 december 1998 betreffende de classificatie en de veiligheidsmachtigingen, veiligheidsattesten en veiligheidsadviezen).Het bekomen van deze machtiging is noodzakelijk om de functie te mogen uitoefenen. 

Deze functie houdt een rechtstreeks en zichtbaar contact met het publiek in. In dit geval vereist de regelgeving (artikels 7 en 8 van het Koninklijk Besluit van 2 oktober 1937) dat het personeelslid geen enkel zichtbaar teken van religieuze, filosofische, politieke of vakbondsovertuigingen draagt om de openbare dienst op een neutrale manier te vertegenwoordigen tijdens deze contacten.

Er is 1 vacante plaats als Administratief medewerker/medewerkster bij de Verzendingsdienst van de Directie-generaal Personeel en Organisatie (P&O) van de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking (Karmelietenstraat 15, 1000 Brussel)

Verzendingsdienst (P&O6.1)

P&O6.1 geeft logistieke ondersteuning aan de andere diensten van onze FOD, aan zijn buitenlandse diplomatieke en consulaire vertegenwoordigingen, aan externe overheidsinstanties en andere gebruikers van de diplotas: postzendingen, zendingen naar/van het Koninklijk Paleis, verdeling/opzoekingen briefwisseling, diplomatieke verzendingen naar/van onze buitenlandse  posten. Het team bestaat uit 18 personen en is verdeeld over 3 teams (Diplotas, Secretariaat en Loket) die hecht met elkaar samenwerken. 

Dirctie-generaal Personeel en Organisatie (P&O)

De directie-generaal Personeel en Organisatie heeft als kerntaak de begeleiding en ondersteuning inzake personeel en organisatie te verzekeren in het kader van de managementdoelstellingen van de FOD Buitenlandse Zaken.

https://career2.successfactors.eu/sfcareer/jobreqcareer?jobId=4842&company=fodbuitenl

Heb je interesse om bij de FOD Buitenlandse Zaken in Brussel te werken? Voldoe je aan de voorwaarden van een startbaanovereenkomst (je bent jonger dan 26 jaar)?

Wij werven voor deze functie iemand aan via een startbaanovereenkomst.

Deelnemingsvoorwaarden

Je voldoet aan de voorwaarden van een startbaanovereenkomst (je bent jonger dan 26 jaar).

Je beschikt over een lager secundair onderwijsdiploma.

• diploma of getuigschrift van lager secundair onderwijs of kwalificatiegetuigschrift van het vierde leerjaar van het secundair onderwijs of van het vijfde leerjaar van het buitengewoon secundair beroepsonderwijs
• einddiploma van lagere secundaire leergangen
• getuigschrift van beroepsopleiding afgeleverd door de FOREM, de IBFFP, de VDAB, de ADG, door het leger, door een opleidingscentrum van de middenstand of door een opleidingscentrum gesubsidieerd door het Fonds voor de Sociale Integratie van Personen met een Handicap of getuigschrift van verworven bekwaamheden, uitgereikt in het kader van de wetgeving inzake het industrieel leerlingenwezen
• getuigschrift van slagen voor het vierde jaar in een centrum voor alternerend leren en werken

Competenties

Generieke competenties

Wij zoeken iemand met de volgende vaardigheden: 

• Kritisch denken: Informatie aftoetsen en beoordelen op basis van redelijke en logische criteria om weloverwogen beslissingen te nemenEenvoudige informatie behandelen en samenvatten
  • Eenvoudige informatie behandelen en samenvatten
• Samenwerken: In team werken, professionele relaties opbouwen en kennis delen om de gezamenlijke doelen te bereiken.
  • Actief samenwerken
• Communiceren: Informatie, meningen en ideeën overbrengen en uitwisselen en daarvoor de stijl en de communicatiekanalen kiezen die zijn aangepast aan de context en de doelgroep.
  • Informatie uitwisselen en in dialoog gaan
• Klantgericht zijn: Vertrekken vanuit het standpunt van de klanten, hun verwachtingen en noden begrijpen
  en zorgen voor een optimale dienstverlening.
  • De klanten verderhelpen
• Wendbaar zijn: Je open en flexibel opstellen en je aanpassen in een professionele context die snel
  evolueert.
  • Je aanpassen aan verandering

Een goede motivatie is eveneens belangrijk.

Troeven 

De volgende vaardigheden zijn voor ons een troef:

• Je hebt interesse in de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking,
• Je kan vlot werken met MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook,…).
• Je zal werken in een meertalige omgeving. Een goede kennis van het Frans en het Engels, zowel actief
  als passief, is dan ook een pluspunt.
• Je beschikt over goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden.
• Ervaring in secretariaatswerk en/of als loketbediende is een troef.

Arbeidsvoorwaarden

Je krijgt een startbaanovereenkomst aangeboden in niveau D met de bijhorende weddenschaal NDA1.

Minimumaanvangswedde: € 28 037,19 (bruto jaarsalaris, reeds aangepast aan de huidige index, reglementaire toelagen niet inbegrepen).

Via de salarissimulator kan  je je bruto- en nettoloon berekenen door een aantal vragen te beantwoorden.  

Voordelen

Wij bieden jou een bruisende werkomgeving in hartje Brussel en een waaier aan interessante extra’s: 

Goede balans tussen werk en privé

• glijdende werkuren in een 38-uren week 
• mogelijkheid om eventuele overuren in recup op te nemen 
• 26 dagen verlof en vrij tussen Kerst en Nieuwjaar 
• kinderdagverblijf 
• gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer 

Talrijke ontwikkelingsmogelijkheden 

• uitgebreid opleidings- en leeraanbod (te volgen tijdens de werkuren) 
• uitgebreide loopbaankansen  

Financiële voordelen 

• mogelijkheid tot het krijgen van een tweetaligheidspremie  
• maaltijdcheques 
• voordelige hospitalisatieverzekering 
• gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer 
• mogelijkheid om een fietsvergoeding te krijgen 
• voordelen en interessante aanbiedingen via Benefits@Work  
• allerlei sociale voordelen 
• beschikken over een laptop 
• bedrijfsrestaurant tegen democratische prijzen. 

Daarnaast zijn er nog enkele andere specifieke voordelen/activiteiten   

• sinterklaasgeschenk voor kinderen tussen 0 en 13 jaar 
• geboortegeschenk 
• de mogelijkheid om gratis eerstelijnsadvies in te winnen bij een advocaat 
• een financiële tegemoetkoming in opvang en stages tijdens krokus-, paas-, zomer- en herfstvakantie 
• jaarlijkse teambuildingactiviteit 
• toegang tot een sportzaal met fitnesstoestellen 
• toegang tot een ontspanningsruimte met leeshoek, pingpongtafel en tafelvoetbal 
• toegang tot een “zen ruimte” met 2 massagezetels. 

Ontdek alle informatie (extra premies en toelagen, ...) en voordelen over werken bij de federale overheid op de website van BOSA. 

Stel je kandidaat door voor 12 maart 2026 te solliciteren via ons online platform SuccessFactors.

Indien we je kandidatuur weerhouden, zullen we je uitnodigen voor een interview.

Het interview evalueert of je over de hierboven vermelde competenties beschikt.

Stel je kandidaat door voor 12 maart 2026 te solliciteren via ons online platform SuccessFactors.

Toon aan de hand van extracurriculum activiteiten, academische keuzes enz. aan waarom jij een geschikte kandidaat bent voor deze functie. Beperk je hiervoor tot maximum één A4 blad.

https://career2.successfactors.eu/sfcareer/jobreqcareer?jobId=4842&company=fodbuitenl